Como evidenciar o atendimento de um requisito legal? Quais são suas implicações no CAL 4.0? Descubra neste artigo.

Você já sabe que, no CAL 4.0, o foco de atendimento de obrigações está no requisito legal, e não mais na norma legal.

Isso porque você acessa diretamente as obrigações que precisa atender.

Ao evidenciar o atendimento, o usuário já está respondendo por todas as normas legais que trouxeram tal obrigação.

Isso permite que se evite redundâncias e duplicidades no preenchimento das obrigações do CAL.

Mas como evidenciar o atendimento de um requisito legal?

Então como evidencio o atendimento de um requisito legal?

A interface “CAL” do nosso sistema é a responsável pelo Controle e Avaliação da Legislação. É a principal ferramenta do sistema para a gestão dos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis.

Ainda, é a ferramenta indicada para a avaliação do atendimento às obrigações geradas pelas normas legais.

Através dela, é possível acessar os requisitos legais presentes no CAL, assim como as normas legais a eles vinculados.

É importante ressaltar que na aba “Requisito de CAL” podem ser filtrados.

Possibilidades de filtros

Assim, há muitas possibilidades de combinação de filtros que facilitam, por exemplo, a separação de obrigações que sejam apenas do escopo de Meio Ambiente.

Os requisitos contém em seu layout as normas que geram suas obrigações, podendo ser vistos os textos destas.

Para iniciar a análise dos requisitos legais no CAL, é preciso que sejam incluídas as áreas responsáveis por respondê-los.

O sistema permite a inclusão de áreas que irão responder os requisitos (“área que responde”).

Permite também a inclusão de áreas às quais aqueles requisitos são aplicáveis indiretamente (“área que incide”), de forma que não cabe a elas a gestão de evidências.

Mas ainda assim, é importante que elas acompanhem o assunto da obrigação.

Além disso, é preciso o preenchimento das evidências de atendimento no campo “área” do CAL.

Pensando nisso, como evidenciar o atendimento de um requisito legal?

Status de atendimento

Existem cinco tipos de status de atendimento de um requisito:

• Atendido;
• Em análise;
• Não avaliado;
• Não atendido;
• Não aplicável.

Um requisito será considerado “Atendido” caso todas as áreas tenham apresentado evidências para ele.

Caso alguma área seja atendida e outra(s) não, o requisito estará “Em análise”.

Caso nenhuma área seja preenchida, o requisito ficará no sistema como “Não avaliado”.

Caso uma das áreas tenha inserido uma ação de correção ou possua uma ação de manutenção vencida, o status consolidado será “Não atendido”.

Caso todas as áreas tenham justificado a não aplicabilidade do requisito, o status consolidado do requisito legal será “Não aplicável”.

No campo “Área” do requisito, é possível evidenciar uma obrigação com um texto e com anexos de fotos ou de documentos.

Como evidenciar o atendimento de um requisito legal?

É importante ressaltar que a evidência poderá ser documental ou a ser verificada in loco.

Ao inserir uma evidência, sugerimos que você preencha o campo com informações objetivas, claras e completas.

Isso deve ser feito para que qualquer usuário que acesse o sistema consiga rastrear os dados de comprovação de atendimento.

Além disso, é necessário completar o campo “Data da VCL”, para que fique registrada a última data em que o requisito foi avaliado quanto ao atendimento.

Status de requisito para cada área

Assim como há status de atendimento do requisito, há também status de atendimento para cada área cadastrada responsável por atendê-lo, seguindo a mesma lógica deste.

Caso haja somente uma ação preventiva associada ao requisito, mesmo que vencida, o status do mesmo não será alterado para “Não atendido”.

Isso porque seu descumprimento não dá origem a uma não conformidade.

Do mesmo modo, a existência de uma ação de manutenção em dia não alterará no status do requisito.

Se houver uma ação preventiva, vencida ou não, ou uma ação de manutenção em dia, sem que em algum momento tenha sido vinculada uma evidência ao requisito, este ficará com o status “Não avaliado” para aquela área.

Planos de Ação

Caso ainda não haja o cumprimento da obrigação, deve ser aberto um plano de ação.

Os planos de ação podem ser:

• Corretivo;
• De manutenção;
• Preventivo.

O plano de ação corretivo existe para quando não houver efetivamente o cumprimento da obrigação.

Já o plano de ação de manutenção serve para obrigações futuras ou recorrentes, cujo cumprimento precisa ser monitorado periodicamente.

O plano de ação preventivo, por sua vez, é cadastrado quando o cumprimento já existe, mas precisa ou pode ser aprimorado.

Para criar um Plano de Ação, é preciso também que sejam cadastrados o usuário responsável por sua gestão, ou seja, por acompanhar a execução da ação, e o usuário responsável pelo seu cumprimento.

Além disso, deve ser preenchido o tipo, o prazo para cumprimento e um texto que indique as ações a serem executadas.

Caso haja mais de um plano de ação cadastrado, apenas o que possui data de vencimento mais próxima será exibido.

Os outros podem ser acessados por meio do botão que indica o número de planos cadastrados, ou por meio do link específico para Planos de Ação, que será tratado em outro artigo.

Ainda, é possível incluir apenas uma evidência no sistema. Se ela for alterada, as evidências antigas serão mantidas registradas no histórico.

No caso de haver evidências e planos de ação registrados no requisito, eles serão transferidos para o histórico; o campo “evidência” passará a ser denominado “Justificativa”, e nele estará o motivo da não aplicabilidade do requisito legal.

Ao solicitar o registro do requisito como “Não aplicável”, uma caixa de justificativa será exibida pelo sistema.

Data de VCL

Há espaços para inclusão da data da VCL (última data em que foi constatada a não aplicabilidade), da justificativa de não aplicabilidade, e de anexos que comprovem esta situação.

Consultoria Ius

Caso haja dúvidas quanto à aplicabilidade do requisito ou quanto à interpretação dele, bem como quanto à adequação das evidências e planos de ação criados, é possível solicitar apoio à Ius Natura.

Para enviar uma solicitação, deve-se escolher o tipo de consultoria desejada, dentre as seguintes:

• Adequação de evidência;
• Adequação de Plano de Ação;
• Dúvida Legal;
• Requisição de aplicabilidade;
• Exclusão;
• Outros.

Após escolher o tipo, basta preencher a descrição da consultoria, com o questionamento a ser encaminhado.

Acompanhe o status de resposta às consultorias Ius através do Dashboard ou da interface do menu “CAL” associada.

Situações-problema

A seguir, discorreremos acerca das principais dúvidas dos nossos clientes sobre os requisitos legais do sistema CAL 4.0.

Mais de uma área responsável por um requisito

Quando isso ocorrer, você deverá indicar, se necessário, com a ajuda dos filtros de pesquisa, o requisito que deseja listar.

No pop-up aberto, selecione no campo “Incluir área(s) responsável(is) pelo requisito” a nova área que também será responsável pela análise do requisito.

Após preencher a informação, clique em “Salvar”.

Para associar uma área ao requisito

Tente encontrá-la no cadastro de Áreas, e se necessário edite-a informando seu ponto focal.

Se você não possui permissão para acesso ao cadastro de áreas, solicite a alteração ao seu gestor.

Inserindo área responsável pela análise do requisito

Na tela “Requisito de CAL”, identifique, se necessário com a ajuda dos filtros de pesquisa, o requisito que deseja listar.

Na tela “Requisito de CAL”, identifique, se necessário com a ajuda dos filtros de pesquisa, o requisito que deseja listar.

No pop-up aberto, selecione no campo “Incluir área(s) responsável(is) pelo requisito” a(s) respectiva(s) área(s) que será(ão) responsável(is) pela análise do requisito. Se necessário indique também as áreas onde incide a obrigação.

Depois de incluída a informação, clique em “Salvar”.

Agora que você já sabe tudo sobre como evidenciar um requisito legal, fique ligado no nosso próximo artigo da série CAL 4.0!