Neste primeiro artigo da nossa série sobre o CAL 4.0, ensinamos como preencher os requisitos legais para ter um dashboard otimizado.
Inovações do CAL 4.0
O sistema CAL 4.0 representa uma inovação na gestão de requisitos legais. Com ele, houve uma mudança de paradigmas: o foco, que no antigo CAL era na norma, agora passa a ser no requisito.
Por que isso é uma mudança de paradigma?
Porque o foco nos requisitos legais a serem atendidos otimiza o preenchimento das obrigações, evitando que você responda várias vezes uma mesma obrigação.
Antes, poderia haver essa duplicidade no preenchimento do CAL, tendo em vista que normas legais diferentes podem ter a mesma obrigação, que teria que ser respondida duas ou mais vezes, por exemplo.
Desse modo, ao evidenciar o atendimento de uma obrigação, você já estará respondendo por todas as normas legais que trouxeram essa obrigação.
Você acessa diretamente as obrigações que precisa atender.
Elas fazem referência às normas que a instituíram.
Isso faz com que o CAL 4.0 liste apenas as obrigações realmente aplicáveis. Por essas e outras inovações, o CAL 4.0 é uma alternativa eficaz para a gestão otimizada de requisitos legais.
Formulário de Hipótese de Incidência
Antes de entrar no CAL 4.0, você deverá preencher o Formulário de Hipótese de Incidência. Por meio dele, são vinculados os requisitos legais aplicáveis.
O formulário lista as atividades relacionadas aos mais variados requisitos legais, e é cabível ao empreendimento indicar se as realiza ou não.
Em caso de se responder “não” a uma HI, os requisitos vinculados não serão contemplados no CAL.
Já se selecionar “sim”, as obrigações voltadas àquela atividade estarão no levantamento de legislação da unidade.
Dashboard
Quando seu usuário for criado, um link de definição de senha será encaminhado ao seu e-mail.
Você deverá acessar o link para escolher uma senha e conseguir entrar no Sistema CAL 4.0.
Em seguida, você será apresentado ao dashboard, que é a tela inicial do nosso sistema. Nela, é possível acompanhar:
- O atendimento à legislação dos CALs aos quais o usuário tem acesso;
- O vencimento dos planos de ação;
- Os prazos de verificação da conformidade legal por requisitos;
- O histórico, resumido em gráficos, do status dos requisitos (últimos seis meses);
- As solicitações de consultorias encaminhadas à Ius Natura via CAL 4.0;
- Informações sobre atualização mensal (cartas, requisitos e normas incluídos no último evento);
- Os planos de ação aguardando sua aprovação;
- O vencimento da avaliação de eficácia de não conformidade (quando contratado o módulo Não Conformidade)
- O vencimento de documentos (quando contratado o módulo Controle de Documentos);
- Os fornecedores com pendências (quando contratado o modo Qualificação de Fornecedores).
Como vimos, há muita coisa registrada no dashboard! Para facilitar seu entendimento, veja como ele aparece no CAL:
Acompanhe a gestão dos seus requisitos legais.
Funcionalidades do Dashboard
Por meio de gráficos personalizáveis em barra ou pizza(e salvos automaticamente pelo sistema no último dia de cada mês), o sistema exibe o histórico dos últimos seis meses de status consolidado dos requisitos.
Sugerimos que você, usuário responsável, preencha os requisitos legais, mantendo os em dia.
Se não for possível atendar a todos os requisitos, cumpra os planos de ação que você mesmo criou, bem como as verificações de conformidade legal de cada requisito. Monitore também os documentos que cadastrar.
Em caso de vencimento destes, você pode inativar os requisitos vinculados a eles, excluí-los, ou mesmo substituí-los por um novo documento. Isso para deixar a tela do seu dashboard com poucos ou nenhum documento vencido, melhorando a sua experiência no CAL.
Otimização do dashboard do CAL 4.0
Sabendo que o dashboard, assim como todo o CAL 4.0 em si, é dinâmico, sugerimos que você o monitore de tempos em tempos.
Além disso, sugerimos também que você avalie as não conformidades existentes e as corrija, para ter um CAL bem preenchido e de acordo com um bom preenchimento de requisitos legais ou outros requisitos.
O mesmo procedimento deve ser feito na qualificação de fornecedores. Caso você seja o responsável, recomendamos que você delegue aos seus fornecedores as obrigações que ele deve cumprir.
Isso para ficar em dia com a gestão de requisitos legais, tendo a gestão também do dashboard otimizada.
Por fim, é importante ressaltar que os dados do dashboard mudam de acordo com o filtro disponível na tela, permitindo a você visualizar as informações de todos os requisitos do CAL ou somente os requisitos do usuário (“meus requisitos”) segundo as permissões do sistema.
Além disso, para clientes que contratam os módulos Controle de Documentos e Indicadores de Risco, há filtros específicos para Outros Requisitos e Requisitos Críticos, que aparecerão no dashboard caso selecionados.
Abordaremos essas funcionalidades do CAL em outros artigos da nossa série, para que você se torne um expert em gestão de requisitos legais via CAL 4.0.
Fique ligado!