Você sabe para que serve o levantamento de AIPR?

A Ius Natura criou um módulo específico dentro do Sistema, denominado AIPR, para que você cadastre e controle o levantamento AIPR da sua empresa, que é um serviço contratado à parte no sistema.

Nele, você consegue cadastrar seu levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais, com o objetivo de atender às obrigações previstas nas normas certificadoras ISO 14001:2015 e OHSAS 18001:2017/ISO 45001:2018.

Com o levantamento cadastrado, é possível que você monitore os AIPR relacionados às
atividades da empresa, estabelecendo critérios que determinam o grau de importância deles e criando e registrando controles operacionais para lidar com os possíveis impactos e riscos de forma adequada.

AIPR Básico ou Avançado

Para utilizar a ferramenta, primeiro é necessário escolher a forma de contratação:

  • Com as funcionalidades básicas, será exibido um campo dessa ferramenta nas Normas Legais CAL, para que seja preenchido manualmente, a cada norma.
  • Com as funcionalidades avançadas, são cadastradas as fontes e os critérios definidos no processo de levantamento de AIPR da unidade, sendo esses dados migrados depois, permitindo todo o gerenciamento e controle dos seus aspectos e impactos ambientais e perigos.

AIPR Corporativo ou Por CAL

  • Quando contratada de maneira corporativa, haverá apenas uma planilha de levantamento para os AIPR, sendo os critérios escolhidos utilizados para todas as unidades.
  • Quando contratada por CAL, cada unidade terá sua própria planilha de levantamento, sendo possível personalizá-la de acordo com a realidade de cada unidade.

É importante atentar-se ao fato de que, ao contratar de maneira corporativa ou por CAL, a alteração do modo de contratação implica em resetar todos os cadastros e iniciar uma nova planilha no sistema.

Planilha e Levantamento de AIPR

A interface “Norma Legal CAL” disponibiliza a versão básica do controle de AIPR.

Para editar o campo, basta selecionar um botão do Sistema relacionado à edição e inserir as informações de cada um dos espaços disponíveis.

É possível contratar a Ius Natura para preenchimento e atualização desse campo.

Ainda, as funcionalidades avançadas são disponibilizadas por meio da página de AIPR, bastando selecionar o botão do CAL correspondente à AIPR e clicar em “Planilha de AIPR” para acessá-la.

Quando houver contratação da ferramenta com módulos avançados, é precisa a existência de um projeto de levantamento de AIPR, que, de forma simplificada, é uma análise das atividades realizadas no empreendimento e de quais aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais estão relacionados a elas, assim como a definição de critérios de significância para minimizar e/ou controlar os impactos e riscos.

Não há um modelo padrão que a norma exige para esse controle, de forma que o Sistema CAL 4.0 permite o cadastro de forma personalizada das características do projeto de cada empreendimento.

Ainda assim, a Ius Natura disponibiliza um modelo, quando da contratação do módulo, que facilita a realização desse levantamento.

A Ius Natura também realiza o levantamento para o empreendimento, caso a unidade ainda não possua seu próprio projeto.

Há na tela botões que exportam a planilha para um Excel simplificado com todas as informações presentes na tabela.

Outros possibilitam que todas as linhas sejam marcadas ou desmarcadas, permitindo a edição de várias linhas de uma vez.

Essa funcionalidade pode ser utilizada juntamente com os filtros da página, facilitando a gestão da planilha.

No canto inferior esquerdo da tela são exibidos botões para o gerenciamento das informações da planilha.

  • O botão “Fechar Planilha” retorna a tela para a página “Planilha de”
  • Para excluir uma linha, basta selecioná-la e depois clicar no botão “Excluir
  • Para criar uma nova linha, basta clicar no botão “Nova linha”.
  • Para editar um campo, basta clicar na linha desejada e depois selecionar
    o botão “Editar Seleção”.

Na edição, podem ser selecionadas várias linhas, para alteração em lote.

Ao criar uma nova linha, um campo será exibido.

Para preenchê-lo basta expandir as abas da fonte, dos AIPR e dos critérios, completando os dados que aparecerem.

No campo Fonte(s), aparecem as divisões das atividades, etapas e/ou processos relacionados aos AIPR’s.

Todo empreendimento possui algumas atividades, etapas e/ou processos. Os aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais mostram critérios diferentes em cada local dentro da unidade.

Os aspectos associados ao refeitório são diferentes dos relacionados ao setor administrativo, por exemplo, da forma que fazer um levantamento geral para todo o empreendimento não atende de forma adequada o descrito nas normas ISO 14001:2015 e OHSAS 18001:2017/45001:2018.

Assim, para facilitar o levantamento de AIPR, costuma-se dividir o empreendimento.

Com isso, as fontes de AIPR são divididas em áreas físicas. Dentro de cada fonte são descritas atividades, etapas e/ou processos, em que apresentam aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais do empreendimento.

O sistema possibilita a escolha de divisão em até 7 tipos de fontes.

No campo AI/PR, devem ser preenchidos os aspectos e impactos ambientais, os perigos e riscos ocupacionais e também aos perigos à segurança de alimentos levantados para aquela fonte.

Devem ser determinados, quando da contratação, os escopos que a unidade deseja controlar: Meio ambiente (AI), Saúde e Segurança Ocupacional (PR) e/ou Segurança de Alimentos (PSA).

A Ius Natura dispõe de uma lista de AIPR cadastrada no sistema, que é utilizada como base para a maioria das possíveis atividades exercidas pelos empreendimentos.

Após efetuado o processo de levantamento de AIPR da unidade, será efetuado um comparativo entre as nomenclaturas dos AIPR apresentados na planilha com a lista padrão da Ius Natura, para que seja estabelecida uma relação entre os dados, para compatibilidade e, caso necessário, sejam cadastradas novas atividades.

Por fim, no campo Critério(s), aparecem os critérios relacionados a cada AIPR.

Os critérios de verificação determinam o nível de significância de cada atividade, etapa e/ou processo, aplicando assim as tomadas de controle necessárias para minimização e/ou mitigação.

Alguns exemplos de critérios usualmente utilizados são os seguintes:

  • Classe – Indica a natureza da consequência do impacto ou risco sobre o
    meio ambiente ou aos colaboradores: benéfica ou adversa.
  • Incidência – Relacionado ao responsável pela execução da atividade: direta quando a própria empresa realiza ou indireta quando terceiros o fazem.
  • Temporalidade – Relacionado à época em que o impacto se manifesta: Passado, presente ou futuro.
  • Frequência ou probabilidade – Indica a estimativa de quantas vezes ocorre o aspecto ou perigo sob condições panejadas.

Além disso, os critérios podem ter natureza qualitativa, quantitativa, de fórmula, de texto ou de link.

As qualitativas determinam características a cada AIPR.

As quantitativas determinam, além de características, valores para cada uma deles.

As fórmulas combinam as características e os valores, determinando pesos para os AIPR.

O texto permite o preenchimento livre do campo, com observações necessárias.

O link permite o redirecionamento para algum diretório do empreendimento ou para algum site.

Assim, cada critério é determinado de forma específica quanto ao resultado que determinará o nível de importância dos impactos e riscos, para aplicação das medidas de controle necessárias para minimização e mitigação deles.

Assim, com o preenchimento, as linhas começarão a compor a estrutura da planilha no Sistema CAL 4.0 e as fórmulas para o resultado do nível de significância serão aplicados ao contexto e exibidas nas linhas, de acordo com a coluna correspondente.

Podem ser utilizados filtros para facilitar que as informações sejam encontradas.

Também são identificadas e exibidas as normas legais associadas aos AIPR levantados.

É possível organizar a planilha na ordem que preferir, bastando arrastar os títulos das colunas para o local desejado.

Revisão

O sistema também possibilita o registro de revisão para as edições feitas.

Para isso, basta clicar em um botão no sistema que um campo para aprovação da revisão será disponibilizado para quem tiver o usuário com essa permissão.

O sistema de revisão é facultativo, devendo ser alinhado junto à Ius Natura a intenção de ativá-lo.

Se for utilizado, deverá ser escolhida a fonte, dentre as sete possíveis, que será a base para as revisões.

Então, será aberto um campo para inclusão da descrição do conteúdo a ser revisado, assim como a qual das fontes ela será referente.

Os responsáveis por registrar uma revisão ou por aprová-la são determinados com base nas permissões concedidas aos usuários, na página de Dados Cadastrais.

Também é possível cadastrar usuários que apenas editem a planilha ou, até mesmo, que apenas podem visualizá-la.

Ao final do preenchimento das linhas, todos os aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais estarão listados na planilha e os critérios comporão as fórmulas para o cálculo da importância daquele AIPR, para que as medidas de controle e/ou mitigação sejam aplicadas.

Quais são os tipos de Planos de Ação?

Neste artigo, discorremos sobre quais são os tipos de planos de ação e sobre como cadastrá-los no Sistema CAL 4.0.

Para que servem os Planos de Ação?

A interface “Plano de Ação” permite a gestão geral dos planos de ação cadastrados no CAL e para o usuário.

Isso para que não seja necessária a verificação de requisito por requisito para identificação dos planos de ação.

Na página de planos de ação, você pode:

  • Verificar informações básicas das ações;
  • Visualizar os planos de ação;
  • Editar a ação;
  • Concluir os planos de ação;
  • Exclui-los.

Tipos de Planos de Ação

Há três tipos de planos:

  • Preventivo
  • Manutenção
  • Correção

O primeiro serve para que o usuário cadastre planos para acompanhar o cumprimento de determinado requisito legal e monitorá-lo antes mesmo que precise cadastrar para ele um plano de ação corretivo.

O plano de manutenção é utilizado para se fazer a manutenção periódica de uma obrigação cumprida, periodicamente.

E o plano de correção serve para que o usuário corrija eventual determinado não cumprimento de obrigações mencionadas em um requisito.

Há também a possibilidade de cadastrar uma não conformidade proveniente de um requisito.

Como cadastrar planos de ação?

Na interface, o usuário poderá colocar o nome do gestor responsável e do executor de determinada obrigação.

Caso ele seja aplicável a um requisito legal, basta cadastrá-lo inserir um texto no campo a ser preenchido.

O usuário pode visualizar, editar, excluir ou conclui-lo.

Também pode usar a ferramenta ação em lote para incluir, excluir ou reagendar vários planos ao mesmo tempo.

Ainda, o usuário consegue transferir planos de sua gestão ou execução para outro usuário, sem prejuízo no conteúdo destes planos.

Filtros

Para utilização dos filtros, basta selecionar na lista de filtros dinâmicos o valor “Código do Requisito do Plano de Ação” e clicar no ícone adicionar.

Após o campo aparecer na lista de filtros da tela, basta digitar os valores desejados para buscar as informações.

Ainda, há vários outros tipos de filtro no sistema, como o tipo de plano de ação, por exemplo.

Considerações e dicas sobre os Planos de Ação

Ao clicar no símbolo que expande o requisito, serão exibidos campos específicos para cada área responsável responder o requisito: evidência, anexos, planos de ação e data de VCL.

  • O sistema indica ao usuário se a evidência a ser associada é do tipo “Documental” ou “In loco”.
  • Caso haja somente uma ação preventiva associada ao requisito, mesmo que vencida, o status do mesmo não será alterado para “Não atendido”, pois seu descumprimento não dá origem a uma não conformidade.
  • Da mesma forma, a existência de uma ação de manutenção em dia não alterará nada no status do requisito.
  • Se houver uma ação preventiva, vencida ou não, ou uma ação de manutenção em dia, sem que em algum momento tenha sido vinculada uma evidência ao requisito, este ficará com o status “Não avaliado” para aquela área.

Preenchimento de evidências

Ao inserir uma evidência, orientamos que preencha o campo com informações objetivas, claras e completas, para que qualquer pessoa que acesse o sistema consiga rastrear os dados de comprovação de atendimento.

Além disso, é necessário completar o campo “Data da VCL”, para que
fique registrada a última data em que o requisito foi avaliado quanto ao atendimento.

Essa data pode ser registrada na caixa de evidências, ou clicando diretamente em um botão do campo “VCL”.

Pode-se inserir anexos para facilitar o registro de informações de atendimento à legislação.

Caso o empreendimento contrate o módulo de Controle de Documentos, também será exibido botão para associar um documento já cadastrado no sistema à uma evidência.

Desse modo, um mesmo documento pode servir de evidência para vários requisitos legais (otimização de tempo).

Após a inserção de todos os dados desejados, basta clicar no botão “Salvar”.

É possível também utilizar o botão “Salvar e Criar Plano de Ação”, para ser redirecionado à tela de cadastramento de plano de ação.

Caso ainda não haja o cumprimento da obrigação, deverá ser aberto um plano de ação, bastando, para tanto, que seja selecionado o botão.

Para criar um plano de ação, basta inserir as seguintes informações no campo de cadastro:

  • Ação de correção, de manutenção ou preventiva;
  • Prazo para seu cumprimento;
  • Usuário que executará a ação;
  • Usuário responsável pela sua gestão, ou seja, por acompanhar a execução da ação (opcional);
  • Texto claro e objetivo, indicando as ações a serem executadas.

Caso seja cadastrada uma ação de manutenção, é possível inserir um “intervalo de recorrência”, medido em dias, para que aquela ação seja recriada pelo sistema automaticamente.

Ao se indicar um responsável pela gestão do plano de ação, a conclusão do plano pode ser condicionada à aprovação do gestor, ativando-se a opção “Plano de Ação vai ter aprovação”.

Neste caso, ele validará a finalização do plano, e somente após esta aprovação, o plano constará como “concluído” e haverá a atualização do status do requisito para a área responsável.

Caso haja mais de um plano de ação cadastrado, apenas o que possui data de vencimento mais próxima será exibido.

Os demais podem ser acessados por meio do botão que indica o número de planos cadastrados, ou através o link específico para Planos de Ação.

É possível incluir apenas uma evidência no sistema. Se ela for alterada, as evidências antigas serão mantidas e registradas no histórico.

Caso todos os requisitos da norma sejam marcados como não aplicáveis, o status consolidado da(s) norma(s) legal(is) associada(s) também será alterado para “Não aplicável”.

Caso haja evidências e planos de ação registrados no requisito, eles serão transferidos para o histórico; o campo “evidência” passará a ser denominado “Justificativa”, e nele constará o motivo da não
aplicabilidade do requisito legal
.

Ao solicitar o registro do requisito como “Não aplicável”, uma caixa de justificativa será exibida pelo sistema.

Há espaços para inclusão da data da VCL (última data em que foi constatada a não aplicabilidade), da justificativa de não aplicabilidade, e de anexos e documentos que comprovem tal situação.

Para tornar o requisito aplicável novamente, basta selecionar o ícone existente e, após, clicar em “Sim”.

Dica: para otimizar o preenchimento do sistema, está disponível a ferramenta “Ação em lote”.

Após selecionar os requisitos ou as respostas, basta escolher a ação a ser replicada para todos, no campo “Ação em lote” e clicar em “Aplicar”.

operações que são aplicáveis aos requisitos, e outras às respostas das áreas responsáveis.

Caso haja dúvidas quanto à aplicabilidade do requisito ou quanto à interpretação dele, bem como quanto à adequação das evidências e planos de ação criados, é possível solicitar apoio à Ius Natura.

É importante atentar-se ao fato de que a Ius Natura não pode atestar a veracidade das informações presentes em evidências ou planos de ação, mas apenas prestar apoio quanto à estrutura das informações inseridas, sua clareza e adequação ao conteúdo do requisito.

Para enviar uma solicitação, deve-se escolher o tipo de consultoria desejada.

Após escolher o tipo, basta preencher a descrição da consultoria, com o questionamento/solicitação a ser encaminhado.

Isso permite que o usuário acompanhe o status de resposta às consultorias Ius através do Dashboard ou da interface do menu “CAL” associada.

Por fim, para concluir um plano de ação, basta selecionar o ícone para isso e inserir a evidência de atendimento à obrigação.

Pronto! Você agora é um expert em planos de ação! Fique ligado nos nossos próximos artigos sobre o CAL 4.0!

Descubra aqui quando utilizar a interface Normas Técnicas

Você precisa gerir normas técnicas? Confira aqui como fazer isso no Sistema CAL 4.0!

Para que serve a interface normas técnicas?

A interface “Norma Técnica CAL” mostra as normas técnicas citadas nas normas legais associadas ao CAL que geram requisitos e permite a gestão de aplicabilidade dessas NTs à atividade do empreendimento.

Usualmente, os textos de NTs da ABNT e outras são protegidos por direitos autorais e, por isso, não ficam disponíveis no banco de dados da Ius Natura, a não ser que sejam liberados ao público em geral.

Desse modo, exceto em alguns casos, somente os dados disponibilizados no site da ABNT e das demais entidades expedidoras de NT, como número, versão e ementa, são disponibilizados no CAL 4.0.

Funcionalidades das normas técnicas

Na interface Normas Técnicas, é possível que você:

  • Acesse informações gerais sobre a norma, como assunto, vigência, número e aplicabilidade, assim como na norma legal;
  • Acesse um link com as normas legais que fazem referência à NT em questão;
  • Visualize o histórico de alterações e edições e alterações;
  • Realize a gestão de aplicabilidade da norma;
  • Envie solicitação de consultoria à Ius Natura, da mesma forma como é feito com a norma legal.

Aplicabilidade das normas técnicas

Para a avaliação da aplicabilidade da NT, basta preencher o assistente que será exibido quando este botão for selecionado, informando status de aquisição, aplicabilidade ou não da NT, comentários desejados sobre a gestão da mesma, e as áreas responsáveis pela observância de suas disposições.

Vale ressaltar que você, caso seja o usuário responsável pela avaliação de aplicabilidade das NTs, pode inserir um comentário para isso e salvá-lo.

Para isso, você conta com vários filtros, como assunto e aplicabilidade da norma.

Disponibilizamos um resumo sobre as normas técnicas vinculadas à norma legal (não disponibilizamos os textos por questões de direitos autorais).

Apesar de não disponibilizarmos os textos das normas técnicas, caso você os tenha, poderá cadastrá-la como Outro Requisito na nossa interface (à parte) Controle de Documentos.

Nela, quesitamos as obrigações das normas técnicas e transformamos em Requisitos Legais, para que você possa preencher o cumprimento das obrigações que a norma técnica trouxer.

Consultoria Ius

A interface “Consultoria Ius” dá permissão à administração de todas as solicitações encaminhadas à Ius Natura, sendo consultorias sobre requisitos legais, outros requisitos, normas legais ou NTs.

Analise o status das solicitações e as respostas dadas às consultorias Ius nesta interface. O cliente também pode avaliar a resposta dada através do campo “Avaliação”, registrando seu feedback no sistema.

Dessa forma, da mesma maneira que você pode consultar a Ius Natura sobre dúvidas técnicas ou jurídicas de normas legais, você também pode nos consultar com as NTs!

Nos envie solicitações sempre que tiver dúvidas! Estamos disponíveis 🙂

Ainda, você poderá realizar ações de cadastro, edição e exclusão de uma NT.

Isso para que fique mais claro o registro das alterações nesta interface.

Agora que você já é um expert em NTs, fique ligado! Em breve, publicaremos um novo artigo sobre outra interface do CAL 4.0!