Category: Dicas

“Conformidade legal”, “Compliance”, “gestão de requisitos legais” são termos comumente abordados nas empresas e, em alguns casos, alguns colaboradores recebem a função de fazê-los sem entender muito do que se trata, como fazer, por que fazer, por onde começar e por ai vai.

A conformidade legal é essencial para as empresas que querem se destacar no mercado, se certificar, construirem boas relações interna e externamente, garantir a qualidade de seu produto/serviço, evitar a ocorrência de desastres/acidentes/danos/passivos e etc.

Por se tratar de assunto tão importante, trouxemos um artigo para que você entenda o que é a conformidade legal, o que você deve fazer para estar em conformidade, ao que você deve se atentar, os temas que devem ser abordados, quais são seus benefícios, alguns assuntos comumente relacionados a ela (como a certificação ou o não atendimento de alguma obrigação), situações que podem ser evitadas e muito mais!

Você sabe qual é o passo a passo para começar a evidenciar a sua conformidade legal no CAL 4.0?

Preparamos este artigo para te ensinar o que deve fazer para evidenciar as obrigações aplicáveis ao seu empreendimento e como funciona a inserção das informações nestes requisitos.

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Como tirar uma dúvida sobre a sua gestão com a Ius Natura?

Em diversas ferramentas do CAL 4.0 é possível identificar o ícone de Consultoria Ius. Através dela, você poderá tirar dúvidas conosco sobre a sua gestão, sobre uma norma específica, uma obrigação, o seu evidenciamento e muito mais.

Por isso, vou te explicar melhor como funciona a Consultoria Ius!

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Agora que te ensinamos sobre a criação das áreas, edição do mapa de áreas, vinculação e distribuição delas por requisito e como identifica-las na aba de Requisito de CAL, vamos extrair gráficos em relação a esses dados?

No artigo de hoje, falaremos sobre a emissão de relatórios, sobre a quantidade de Requisitos Legais destinados a cada área e como vai o evidenciamento deles, feito por cada uma delas.

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Já abordamos tudo sobre como editar o seu Sistema CAL, cadastrando as áreas e vinculando-as aos usuários responsáveis. O próximo passo, é realmente dividir a sua gestão conforme a responsabilidade de cada área.

Para isso, nesse artigo, te ensinaremos como vincular as áreas aos Requisitos Legais, como distingui-las em cada RL ou norma, como buscar por obrigações destinadas a cada uma, especificamente e muito mais…

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Qualificação de Fornecedores

No CAL 4.0, é possível cadastrar e qualificar seus fornecedores em relação aos principais requisitos de Meio Ambiente e/ou Saúde e Segurança Ocupacional, através do módulo Qualificação de Fornecedores.

Este módulo é um módulo contratado à parte.

Nele, é possível cadastrar as empresas prestadoras de serviços, para poder gerenciar o atendimento das obrigações legais aplicáveis às atividades prestadas.

Para utilizar a ferramenta, primeiro é necessário escolher o modo de contratação do Módulo Qualificação de Fornecedores:

Ele pode ser contratado de dois modos:

• Módulo Requisitos de Qualificação de Fornecedores: com as funcionalidades básicas, é possível listar as atividades realizadas pelos fornecedores e, a partir disso, verificar os requisitos de MA e/ou SS* associados.
• Módulo Gestão de Qualificação de Fornecedores: Com funcionalidades avançadas, além de listar os requisitos de MA e/ou SS* aplicáveis às atividades exercidas por fornecedores, também é possível cadastrar os dados das empresas contratadas e associar evidências ao atendimento dos requisitos.

Também pode ser contratado em nível corporativo ou por CAL:

• Quando contratado em nível corporativo, haverá apenas uma definição de atividades que abarcará todas as unidades do grupo (todos os empreendimentos da empresa).
• Quando contratado por CAL,  haverá a definição de atividades especificamente para cada unidade ou empreendimento, adequando-se à realidade de cada uma delas.

Definida a forma de contratação, a unidade (contratação por CAL) ou o corporativo do grupo (contratação em nível corporativo) selecionará, em um formulário on line disponível na interface de Qualificação de Fornecedores do módulo, as atividades realizadas pelos fornecedores e prestadores de serviços.

Nesta fase, portanto, são indicadas as atividades alvo de contratações pelo(s) empreendimento(s), e o módulo estará no status “Aguardando lista de atividades do cliente”.

Caso necessário, outras atividades podem ser indicadas para cadastro pela Ius, além das presentes na lista padrão.

Depois de definida e validada a lista de atividades de fornecedores do(s) empreendimento(s), sua alteração só é possível mediante solicitação ao setor de Implantação da Ius Natura, através do e-mail [email protected]; a lista então será reaberta para edição, e ficará no status “Em revisão”.

Desse modo, a lista completa de atividades passíveis de qualificação dentro do CAL 4.0 não fica visível normalmente, mas somente as selecionadas por você quando da contratação da ferramenta.

Uma vez definidas as atividades alvo de contratação de fornecedores, após logar no sistema CAL 4.0, você pode acessar o Módulo Qualificação de Fornecedores.

Interface Qualificação de Fornecedor

Após a definição das atividades relacionadas, o controle começa na interface “Qualificação de Fornecedor” do menu de igual nome.

Nela, é possível verificar as atividades realizadas pelas empresas contratadas, bem como os requisitos de MA/SS* associados a elas, e definir a aplicabilidade dos mesmos.

O nível de contratação do módulo, o número de atividades vinculadas ao Cliente ou ao CAL, o número total de requisitos associados a estas atividades, e a data de atualização da interface (podendo ser mensal ou não, dependendo da forma de contratação), além de seu status ficam visíveis na tela de pesquisa de Qualificação de Fornecedores. Também pode-se consultar o histórico, visualizar ou editar as informações através dos botões destacados.

Depois da seleção dos filtros, ou não selecionar nenhum caso se deseje visualizar todas as informações disponíveis, basta clicar no botão “Pesquisar”, para ver o Cliente ou os CALs cadastrados na interface Qualificação dos Fornecedores, juntamente com as demais informações associadas.

Clicando em editar, as informações são mostradas em duas abas: na de Qualificação de fornecedor e na de Requisitos.

Não é possível realizar alterações nessa aba. Quando novas atividades precisam ser inseridas ou quando algum precisa ser excluída, o cliente deve enviar e-mail ao Implantação ([email protected]) , a fim de poder realizar as edições necessárias na lista.

Já a aba Requisitos elenca os requisitos de MA e/ou SS* associados a cada uma das atividades registradas.

Em cada requisito, pode-se definir sua aplicabilidade à atividade contratada, de acordo com a realidade do grupo como um todo (quando da contratação do módulo em nível corporativo), ou de cada unidade / CAL (quando de contratação em nível de CAL). Dessa forma, caso um requisito não se aplique à atividade no caso concreto, mesmo havendo a prática da atividade relacionada a ele, deve ser marcado com status “não aplicável”, por meio do botão, e deve ser dada uma justificativa da não aplicabilidade.

Dessa forma, com a contratação do Módulo Requisitos de Qualificação de Fornecedor, é facilitada a visualização de quais obrigações de MA e/ou SS de responsabilidade de terceiros a empresa precisa monitorar quando da contratação de fornecedores ou prestadores de serviço.

DICA: Utilize o filtro de pesquisa “Ocultar requisitos não aplicáveis” para ver apenas os requisitos que a empresa validou como aplicáveis às atividades listadas, e o filtro “Atividades” para visualizar aquela(s) de interesse.

A partir daqui, você verá as informações do Módulo Gestão de Qualificação de Fornecedores:com funcionalidades avançadas, além de listar os requisitos aplicáveis às atividades exercidas por fornecedores, também é possível cadastrar os dados das empresas contratadas e associar evidências ao atendimento dos requisitos.

Fornecedor e Evidência de Fornecedor

Nesta opção de contratação do módulo, serão disponibilizadas também as interfaces “Fornecedor” e “Evidência de Fornecedor”.

Na primeira, será possível cadastrar os fornecedores do grupo (contratação em nível corporativo) ou da unidade (contratação em nível de CAL); na segunda, poderá ser feito o registro, para cada fornecedor, das evidências do atendimento às obrigações legais de MA/SS* associadas às atividades exercidas por eles.

* Os escopos estarão disponíveis de acordo com o que foi contratado.

O cadastro dos dados das contratadas é feito na interface “Fornecedor”, bastando clicar no botão “+ Novo”, no canto superior direito da tela, para inserir uma nova empresa.

Os dados devem ser preenchidos com o nome do fornecedor, com o e-mail de contato e com
informações adicionais relevantes. Além disso, as atividades prestadas pela empresa que está sendo cadastrada devem ser selecionadas.

Após selecionar a atividade, é possível definir se as evidências a serem inseridas serão por localidade ou não, por meio do botão de editar.

Isso é necessário quando a empresa ou unidade contratante tem atuação em mais de um município ou estado, sendo que o fornecedor atua em mais de uma dessas localidades, e a evidência associada ao requisito de qualificação precisa ser individualizada por local de atuação.

Quando é informado que a evidência é por localidade, deverão ser informadas as unidades territoriais aplicáveis na janela ao lado, e será criado na interface “Evidência de Fornecedor” um campo para inserir evidência para cada unidade territorial relacionada à prestação do serviço.

Caso contrário, haverá apenas um campo para inserir evidências associadas ao requisito de qualificação do fornecedor, aplicável a todas as localidades em que ele exerce a atividade.

Por meio dos botões disponíveis, consulte o histórico de alterações feitas nos fornecedores, visualize as informações, edite-as, exclua o fornecedor ou consulte as evidências vinculadas.

O status de atendimento dos requisitos pelos fornecedores é percebido por meio dos 3 possíveis status:

• Liberado – Quando há evidências válidas para todos os requisitos aplicáveis ao
  fornecedor.
• Não liberado – Quando não há evidências válidas para todos os requisitos aplicáveis ao fornecedor.
• Parcialmente liberado – Quando o fornecedor possui evidências válidas para algumas localidades, e para outras não.

Há formas de acessar a tela de “Evidência de Fornecedor” tanto pela interface “Fornecedor” do módulo, abordada nos slides anteriores, quanto pelo botão “Consultar evidências do Fornecedor” , disponível para cada fornecedor listado na página “Fornecedores”.

Na tela, são exibidos os fornecedores cadastrados, status de qualificação, suas atividades a serem qualificadas, e os requisitos de qualificação vinculados a cada um deles, além das evidências e anexos associados.

A evidência de atendimento é inserida por meio do botão de inserir.

Além das informações respectivas à descrição da evidência, é possível adicionar anexos com os documentos que comprovam o atendimento do requisito, assim como a data de vencimento desse documento.

Obs: Como a comprovação de atendimento de terceiros geralmente se dá por evidência documental, recomendamos que sempre seja inserido um anexo junto ao texto.

Contudo, o sistema aceita salvar as informações sem que nenhum documento seja anexado.

Todas as páginas desse módulo dispõem de diversas formas de filtros para facilitar a busca, quando há muitos fornecedores ou muitas evidências, por exemplo.

Para visualizar tudo, basta clicar em pesquisar sem inserir nenhum filtro.

A contratação do Módulo Gestão de Qualificação de Fornecedores, portanto, além de listar todas as atividades e os requisitos de MA e/ou SS que deverão ser monitorados, permite verificar ainda sua liberação para a contratação, com base no status de atendimento aos requisitos a eles aplicáveis.

Os documentos que comprovam o atendimento também podem ser anexados, de forma a facilitar sua gestão e consulta!

Agora que você já é um expert em Qualificação de Fornecedores, não perca o nosso próximo artigo da série CAL 4.0!

Migração para o CAL 4.0

Neste artigo, discorreremos sobre a migração do CAL Legado para o Sistema CAL 4.0!

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Filtro de contexto de trabalho e ações em lote

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Para que haja a migração dos requisitos do CAL Legado (CAL 2.0) para o CAL 4.0,  é preciso que se preencha o Formulário de Hipótese de Incidência, o FHI.Continuar Lendo…

Módulo Indicadores de Riscos

Após logar no CAL 4.0, o módulo Indicadores de Riscos estará disponível no menu lateral para clientes que o contrataram e para usuários que possuam permissão para acessar a funcionalidade. O módulo é contratado à parte.

Assim, você poderá escolher acessar a interface de Indicador de Risco e/ou a de Fator de Ajuste, de acordo com a sua permissão.

A visualização dos recursos da ferramenta será baseada em quais permissões foram concedidas ao seu usuário.

Por meio de uma permissão, é dado acesso ao registro de respostas para os fatores de ajuste.

A habilitação desta permissão concede acesso somente leitura à ferramenta, ou seja, o usuário conseguirá fazer pesquisas na ferramenta de indicadores e visualizar os relatórios e dados associados.

A ferramenta de Indicadores de Risco funciona baseada em algumas premissas. E, além disso, por ela é possível ver quais as normas do seu empreendimento são críticas.

É utilizada uma metodologia personalizada para cada cliente (se compatível com a parametrização e recursos do módulo) ou uma metodologia a ser definida em conjunto com a Consultoria da Ius.

Assim, todos os critérios de definição de requisitos críticos e de como eles serão contabilizados no relatório final dependerão da estratégia do empreendimento no controle dos requisitos que considerar mais importantes, havendo uma adequação dessa estratégia às características da ferramenta, se necessário.

A ferramenta pode ser contratada de forma Corporativa ou por CAL:

• Se corporativa, a metodologia usada para compor o indicador será igual para todas as unidades do cliente, e o relatório exibirá dados referentes a todos os CALs que o usuário tem permissão para acessar. Ou seja, nesta forma de contratação, a parametrização dos indicadores é corporativa.
• Se por CAL, a metodologia usada para compor o indicador será definida por unidade do cliente, ou seja, poderá ser customizada por unidade; o relatório exibirá dados referentes apenas aos CAL que possuírem o módulo ativo.

Depois da implantação do módulo, caso a forma de contratação seja alterada, todo o trabalho de configuração do módulo precisará ser refeito.

Como pesquiso os Indicadores de Risco das unidades às quais tenho acesso?

Acesse o histórico do registro dos indicadores (status cadastrado, editado, inativado etc) e visualize os relatórios do indicador.

As informações de atendimento às normas críticas ficam registradas no Relatório de Indicador.

Na parte superior do Relatório é exibido o Gráfico relacionado aos valores consolidados de atendimento (ou não atendimento) a requisitos críticos, com dados dos últimos 6 meses e atual (conforme data da consulta).

No momento da configuração da ferramenta, será definido se o percentual deverá tender a 100% (percentual de atendimento a normas críticas) ou a 0% (percentual de não atendimento a normas críticas):

• Se tender a 100%, quanto mais normas atendidas, maior a porcentagem alcançada.
• Se tender a 0%, quanto menos normas não atendidas, menor a porcentagem alcançada.

Logo abaixo do gráfico está a tabela “Valores Consolidados”, onde ficam registrados os percentuais de atendimento do indicador dos últimos seis meses e o atual (dados que compõem o gráfico anterior).

Na sequência, temos a “Retrospectiva”; nesta tabela, ficam registrados os percentuais dos últimos seis meses e o atual por ”Grupo de Cálculo/ Fator de Ajuste”.

Os indicadores são personalizados de acordo com regras corporativas ou por empreendimento previamente alinhadas com cada cliente.

Dentro dessas regras, é possível criar “Grupos de Cálculo”, como no exemplo acima, definindo para cada grupo um percentual do indicador, e se será considerado crítico ou não, para melhor gestão dos resultados.

O “Fator de Ajuste” permite criar regras de “bonificação” ou “punição” dentro de cada indicador. Por exemplo, se a unidade receber uma certificação importante, poderá ganhar um percentual a mais no indicador; por outro lado, se sofrer uma autuação, é possível definir que ela perderá um percentual do total do indicador.

Abaixo da “Retrospectiva” consta a tabela “Detalhamento do mês corrente – Requisitos atendidos” (ou não atendidos, conforme regra definida), onde consta um detalhamento do status atual por número total de requisitos, requisitos atendidos (ou não atendidos), percentual de atendimento (ou não atendimento) de cada Grupo de Cálculo, % de ajuste e o Total geral (resultado atual).

Caso existam Fatores de Ajuste para perdas ou ganhos, o resultado também aparecerá de forma detalhada na tabela acima, e o resultado “Total geral” contabilizará o resultado de cada “Fator de Ajuste”.

Por fim, há uma tabela que mostra os requisitos críticos que não foram contemplados na composição do indicador no mês atual, por não estarem atendidos no CAL da unidade.

Entendendo melhor o “Fator de Ajuste”

Conforme explicado anteriormente, o “Fator de Ajuste” permite criar regras de “bonificação” ou “punição” dentro de cada indicador.

Essas regras são criadas de acordo com a necessidade de cada cliente. Vejamos um exemplo:

• Fator de Ajuste 1: Atividade licenciável sem a devida licença – penalização de – 5%
• Fator de Ajuste 2: Obtenção de certificação “Selo Verde” – bônus de + 8%

Os usuários que têm acesso a essa interface deverão manter atualizadas as respostas a cada Fator de Ajuste.

Após respondidos, as perdas ou os bônus aparecerão no relatório “Detalhamento do mês corrente – Requisitos atendidos”.

Para ver as respostas registradas nos meses anteriores, basta usar o filtro “Mês e
Ano”, preenchendo com o mês desejado e clicando em pesquisar.

Com certo botão, você será redirecionado para a interface de Requisitos. Nela, os detalhes dos Requisitos Legais e/ou Outros Requisitos não contemplados no indicador no mês em curso poderão ser consultados,assim como status de atendimento, texto do requisito, áreas responsáveis associadas e suas respostas / planos de ação, data de VCL, dentre outros dados.

Vale ressaltar que os RL e OR críticos associados a indicadores de riscos são sinalizados no Sistema com uma bombinha.

Na interface de Requisitos de CAL, há filtros de pesquisa destinados a exibir ou não requisitos críticos.

Como gerar outros relatórios associados a normas críticas?

Pelo menu “Relatórios”, poderão ser gerados relatórios associados a RL / OR críticos e a não conformidades relativas a requisitos críticos (se contratado o módulo Não Conformidade).

Basta utilizar os filtros de pesquisa relacionados a normas críticas nessa interface.

Dashboard e requisitos críticos interagem?

Sim! No filtro do dashboard, há opções de exibição dos dados com base em “Todos os Requisitos Críticos” dos empreendimentos / CALs associados ao usuário, ou daqueles associados no contexto de trabalho (funil), ou somente dos “Meus Requisitos Críticos” listados nos CAL relacionado(s).

E esse foi mais um artigo da nossa série do CAL 4.0. Fique ligado nos próximos!