Para que haja a migração dos requisitos do CAL Legado (CAL 2.0) para o CAL 4.0, é preciso que se preencha o Formulário de Hipótese de Incidência, o FHI.
O que é o FHI?
O Formulário de Hipóteses de Incidência, também conhecido como FHI é uma lista com perguntas objetivas de hipóteses de aplicabilidade de um requisito ou não em seu CAL.
Ou seja, caso você realize uma atividade “X”, descrita naquela “Hipótese de Incidência”, uma obrigação “X” correspondente, será vinculada como aplicável ao seu negócio.
Para isso, são consideradas:
- As situações ou fatos geradores, relativos às atividades da empresa;
- Os serviços realizados/prestados
- Escopos contratado
- Unidade territorial contratada
A partir deles, concluímos que existem requisitos e normas legais que regulam a atuação da empresa. Assim, direcionamos o cliente para o atendimento destas obrigações.
À medida que algumas hipóteses são confirmadas, outras relacionadas a elas também são disponibilizadas ou excluídas, gerando assim uma hipótese assertiva da aplicabilidade dos requisitos no CAL.
Ao preencher o formulário das Hipóteses de Incidência, você poderá marcar:
- Sim – o sistema abrirá outras perguntas, com outras possíveis situações relacionadas à primeira opção marcada;
- Não – passa-se para a próxima opção sem a necessidade de uma sub resposta;
- Em dúvida – é uma opção temporária, caso tenha dúvida no momento do preenchimento.
Começo do processo de migração
Após recebermos o Comunicado de Aceite para a migração, identificamos os dados relativos ao CAL Legado e quem será o responsável pelo preenchimento do FHI
Em até dois dias úteis após o começo do processo, criamos, no CAL 4.0, a estrutura do cliente, empreendimento ou novo CAL.
Em seguida, o FHI é disponibilizado para a resposta do cliente.
Setor de Onboarding e FHI
Caso haja um cronograma pré-estabelecido, o Setor de Onboarding e a gerência envolvida acompanharão o processo de conclusão do preenchimento do Formulário de Hipótese de Incidência e os prazos acordados com o cliente serão cumpridos.
Caso não haja um cronograma, o Setor de Onboarding fará contato com o cliente a partir da conclusão do preenchimento do Formulário, informando sobre a data mais próxima disponível em nosso Calendário de Migrações.
Sempre que necessário definir a data de migração de forma prévia, seja por necessidade do cliente ou por alguma peculiaridade a ser observada como, por exemplo, realização de visita de um dos nossos consultores, o Setor de Onboarding e/ou Logística farão contato com o cliente para acordar a data da migração em comum acordo entre as partes.
Nestes casos, é informada, também, a data máxima para conclusão do Formulário, visto que sua não-conclusão inviabiliza a execução da migração.
Uma vez não observada a data estabelecida, a migração precisará ser reagendada para nova data.
Ao estabelecer contato com o cliente, o Setor de Onboarding informará que o acesso ao CAL legado será suspenso na data acordada para a migração e o acesso ao CAL4.0 será disponibilizado no dia seguinte à migração.
Não é necessário o apoio do cliente no processo de migração; trata-se de demanda exclusiva interna da Ius Natura.
Capacitação do CAL 4.0 Pós-Migração
Caso exista cronograma estabelecido para a migração, este poderá contemplar, também, a data de realização dos treinamentos.
O responsável pelo cronograma deverá agendar, com o Setor de Onboarding, a data da capacitação por meio de link de agendamento e enviar o link de acesso à reunião para aqueles que sejam capacitados.
A partir daí, basta que o cliente acesse o link na data e horário acordados.
Para os demais casos, após conclusão do preenchimento do Formulário de Hipóteses de Incidência, o Setor de Onboarding fará contato com o cliente enviando link para agendamento do treinamento para que ele escolha data e horário que melhor lhe atende.
O que será migrado?
- Áreas
- Usuários ativos
- Normas legais
- Áreas em normas
- Observações
- Análise de aplicabilidade
- Requisitos
- Evidências
- Planos de ação
- Anexos
- Documentos
- Listas de verificação.
O que não será migrado?
- Aspectos impactos, perigos e riscos
- Cartas de atualização
- Indicadores de risco
- Não conformidades
- Informações gerais
- Verificação de conformidade legal (data de VCL)
Alinhamentos Realizados com os Clientes
- Ajustes das áreas migradas, indicando usuário ponto focal responsável pelas áreas, que serão atreladas como responsável por evidenciar o atendimento aos requisitos legais;
- Inserção de novos requisitos legais no CAL 4.0;
- Itens ocultos ou excluídos por customização do CAL Legado poderão ser reinseridos, se as hipóteses de incidência, a eles vinculadas, forem respondidas como “Sim” no Formulário.
- Planos de Ação concluídos são migrados apenas para o histórico do Requisito Legal; não há ferramenta de busca para identificá-los. Os Planos de Ação criados e concluídos já no CAL 4.0 podem ser consultados na tela dedicada ao gerenciamento de planos de ação.
- Para as áreas que são migradas como áreas corporativas (que podem ser vinculadas a mais de um CAL, caso existam), é necessário ajustar a área migrada do CAL Legado, para o empreendimento correspondente no CAL 4.0;
- As evidências migradas que ultrapassarem o limite máximo de 2.000 caracteres, constarão no histórico do requisito legal.
- Tratando-se de CAL com LV default no Legado, todos os requisitos legais que possuíam evidência e/ou plano de ação serão migrados com essas informações vinculadas à “Área Migração”. Eventuais áreas vinculadas no Legado para a norma constarão como “Área onde incide”.
Há possibilidades de ajustes:
O cliente pode optar por manter a estrutura como foi migrada e realizar as buscas necessárias por meio dos filtros disponíveis e configurações de relatórios buscando por “Área onde incide”.
O cliente pode realizar a substituição da “Área Migração” pelas áreas reais do CAL; esta ação pode ser realizada por meio de “Ação em lote” e é a mais recomendada.
O cliente pode optar por apenas alterar a nomenclatura da “Área Migração” para nome mais próximo à sua realidade e realizar as buscas necessárias por meio dos filtros disponíveis e configurações de relatórios buscando por “Área onde incide”.
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