Tag: Conformidade Legal

Aprenda a gerir suas Normas Técnicas

Além de realizar a gestão dos Requisito Legais, ou seja, as obrigações previstas nas normas, vocês também devem realizar a gestão das Normas Técnicas, para se certificarem, manterem uma certificação, manter a gestão do requisitos em dia…

Esta etapa é igualmente importante no seu dia a dia e, por isso, viemos te ajudar a fazer a gestão de suas NTs através do CAL 4.0.Continuar Lendo…

Entenda o Dashboard do CAL 4.0

O Dashboard, ou tela “Meu espaço” é a sua tela inicial do CAL 4.0 e é responsável por facilitar a sua Gestão dos Requisitos Legais.

Através dela, você poderá analisar como anda o seu atendimento às obrigações aplicáveis ao seu negócio.

Ele oferece várias informações, gráficos e ferramentas. Por isso, viemos te explicar o que significa cada um delas, para que você possa aproveitar bastante a praticidade que ela traz para o seu dia a dia.

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Tipos de Planos de Ação no CAL 4.0

Os planos de ação são essenciais para manter a sua gestão dos requisitos legais em dia. Eles são utilizados quando você não atende uma obrigação, ou para manter uma obrigação atendida, ou quando identifica uma possibilidade de melhoria.

Saiba quais são eles, suas diferenças, quando cada um deve ser utilizado e as consequências em relação ao status de atendimento dos requisitos legais e outros requisitos.

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Relatórios das Normas Legais

Apesar do CAL 4.0 trazer o foco para as obrigações legais, algumas empresas ainda precisam extrair dados referentes à gestão das Normas Legais. 

Por esse motivo, o CAL também permite que você emita relatórios relativos aos status de atendimento delas.

Entenda como acessar tais informações, a interpretá-las e quais são os relatórios mais utilizados no dia a dia.

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Passo a passo pós-migração para o CAL 4.0.

Migração para o CAL 4.0

Neste artigo, discorreremos sobre a migração do CAL Legado para o Sistema CAL 4.0!

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Você sabe como usar o Filtro de Contexto de Trabalho?

Filtro de contexto de trabalho e ações em lote

Temos no CAL 4.0 as opções de filtro de contexto de trabalho, e ações em lote a nível corporativo.
Ou seja, é possível, no CAL 4.0, que seja filtrado um contexto de trabalho.

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Migração | Você sabe como funciona o preenchimento do FHI?

Para que haja a migração dos requisitos do CAL Legado (CAL 2.0) para o CAL 4.0,  é preciso que se preencha o Formulário de Hipótese de Incidência, o FHI.Continuar Lendo…

Você conhece o módulo Indicadores de Risco?

Módulo Indicadores de Riscos

Após logar no CAL 4.0, o módulo Indicadores de Riscos estará disponível no menu lateral para clientes que o contrataram e para usuários que possuam permissão para acessar a funcionalidade. O módulo é contratado à parte.

Assim, você poderá escolher acessar a interface de Indicador de Risco e/ou a de Fator de Ajuste, de acordo com a sua permissão.

A visualização dos recursos da ferramenta será baseada em quais permissões foram concedidas ao seu usuário.

Por meio de uma permissão, é dado acesso ao registro de respostas para os fatores de ajuste.

A habilitação desta permissão concede acesso somente leitura à ferramenta, ou seja, o usuário conseguirá fazer pesquisas na ferramenta de indicadores e visualizar os relatórios e dados associados.

A ferramenta de Indicadores de Risco funciona baseada em algumas premissas. E, além disso, por ela é possível ver quais as normas do seu empreendimento são críticas.

É utilizada uma metodologia personalizada para cada cliente (se compatível com a parametrização e recursos do módulo) ou uma metodologia a ser definida em conjunto com a Consultoria da Ius.

Assim, todos os critérios de definição de requisitos críticos e de como eles serão contabilizados no relatório final dependerão da estratégia do empreendimento no controle dos requisitos que considerar mais importantes, havendo uma adequação dessa estratégia às características da ferramenta, se necessário.

A ferramenta pode ser contratada de forma Corporativa ou por CAL:

  • Se corporativa, a metodologia usada para compor o indicador será igual para todas as unidades do cliente, e o relatório exibirá dados referentes a todos os CALs que o usuário tem permissão para acessar. Ou seja, nesta forma de contratação, a parametrização dos indicadores é corporativa.
  • Se por CAL, a metodologia usada para compor o indicador será definida por unidade do cliente, ou seja, poderá ser customizada por unidade; o relatório exibirá dados referentes apenas aos CAL que possuírem o módulo ativo.

Depois da implantação do módulo, caso a forma de contratação seja alterada, todo o trabalho de configuração do módulo precisará ser refeito.

Como pesquiso os Indicadores de Risco das unidades às quais tenho acesso?

Acesse o histórico do registro dos indicadores (status cadastrado, editado, inativado etc) e visualize os relatórios do indicador.

As informações de atendimento às normas críticas ficam registradas no Relatório de Indicador.

Na parte superior do Relatório é exibido o Gráfico relacionado aos valores consolidados de atendimento (ou não atendimento) a requisitos críticos, com dados dos últimos 6 meses e atual (conforme data da consulta).

No momento da configuração da ferramenta, será definido se o percentual deverá tender a 100% (percentual de atendimento a normas críticas) ou a 0% (percentual de não atendimento a normas críticas):

  • Se tender a 100%, quanto mais normas atendidas, maior a porcentagem alcançada.
  • Se tender a 0%, quanto menos normas não atendidas, menor a porcentagem alcançada.

Logo abaixo do gráfico está a tabela “Valores Consolidados”, onde ficam registrados os percentuais de atendimento do indicador dos últimos seis meses e o atual (dados que compõem o gráfico anterior).

Na sequência, temos a “Retrospectiva”; nesta tabela, ficam registrados os percentuais dos últimos seis meses e o atual por ”Grupo de Cálculo/ Fator de Ajuste”.

Os indicadores são personalizados de acordo com regras corporativas ou por empreendimento previamente alinhadas com cada cliente.

Dentro dessas regras, é possível criar “Grupos de Cálculo”, como no exemplo acima, definindo para cada grupo um percentual do indicador, e se será considerado crítico ou não, para melhor gestão dos resultados.

O “Fator de Ajuste” permite criar regras de “bonificação” ou “punição” dentro de cada indicador. Por exemplo, se a unidade receber uma certificação importante, poderá ganhar um percentual a mais no indicador; por outro lado, se sofrer uma autuação, é possível definir que ela perderá um percentual do total do indicador.

Abaixo da “Retrospectiva” consta a tabela “Detalhamento do mês corrente – Requisitos atendidos” (ou não atendidos, conforme regra definida), onde consta um detalhamento do status atual por número total de requisitos, requisitos atendidos (ou não atendidos), percentual de atendimento (ou não atendimento) de cada Grupo de Cálculo, % de ajuste e o Total geral (resultado atual).

Caso existam Fatores de Ajuste para perdas ou ganhos, o resultado também aparecerá de forma detalhada na tabela acima, e o resultado “Total geral” contabilizará o resultado de cada “Fator de Ajuste”.

Por fim, há uma tabela que mostra os requisitos críticos que não foram contemplados na composição do indicador no mês atual, por não estarem atendidos no CAL da unidade.

Entendendo melhor o “Fator de Ajuste”

Conforme explicado anteriormente, o “Fator de Ajuste” permite criar regras de “bonificação” ou “punição” dentro de cada indicador.

Essas regras são criadas de acordo com a necessidade de cada cliente. Vejamos um exemplo:

  • Fator de Ajuste 1: Atividade licenciável sem a devida licença – penalização de – 5%
  • Fator de Ajuste 2: Obtenção de certificação “Selo Verde” – bônus de + 8%

Os usuários que têm acesso a essa interface deverão manter atualizadas as respostas a cada Fator de Ajuste.

Após respondidos, as perdas ou os bônus aparecerão no relatório “Detalhamento do mês corrente – Requisitos atendidos”.

Para ver as respostas registradas nos meses anteriores, basta usar o filtro “Mês e
Ano”, preenchendo com o mês desejado e clicando em pesquisar.

Com certo botão, você será redirecionado para a interface de Requisitos. Nela, os detalhes dos Requisitos Legais e/ou Outros Requisitos não contemplados no indicador no mês em curso poderão ser consultados,assim como status de atendimento, texto do requisito, áreas responsáveis associadas e suas respostas / planos de ação, data de VCL, dentre outros dados.

Vale ressaltar que os RL e OR críticos associados a indicadores de riscos são sinalizados no Sistema com uma bombinha.

Na interface de Requisitos de CAL, há filtros de pesquisa destinados a exibir ou não requisitos críticos.

Como gerar outros relatórios associados a normas críticas?

Pelo menu “Relatórios”, poderão ser gerados relatórios associados a RL / OR críticos e a não conformidades relativas a requisitos críticos (se contratado o módulo Não Conformidade).

Basta utilizar os filtros de pesquisa relacionados a normas críticas nessa interface.

Dashboard e requisitos críticos interagem?

Sim! No filtro do dashboard, há opções de exibição dos dados com base em “Todos os Requisitos Críticos” dos empreendimentos / CALs associados ao usuário, ou daqueles associados no contexto de trabalho (funil), ou somente dos “Meus Requisitos Críticos” listados nos CAL relacionado(s).

E esse foi mais um artigo da nossa série do CAL 4.0. Fique ligado nos próximos!

Passo a passo para configurar os perfis de acesso

Neste artigo, explicamos como criar, personalizar e configurar os perfis de acesso no Sistema CAL 4.0.

Interface perfil de acesso

Ao acessar a interface “Perfil de Acesso”, é possível que você administre as permissões para utilização do sistema dadas a cada perfil.

grupos de permissões para cada funcionalidade do sistema.

Assim, o acesso concedido aos usuários se dá de forma personalizada e customizável.

Isso possibilita ao cliente criar diferentes níveis de acesso às funções do sistema CAL 4.0, a depender do que cada usuário deve acessar.

Para os novos CALs implantados no sistema, são disponibilizados alguns perfis de acesso padrão:

Tipos de perfis de acesso

  • Administrador;
  • Ponto focal empreendimento;
  • Ponto focal área;
  • Somente leitura

O administrador tem acesso geral a relatórios, normas legais, normas técnicas,cartas de atualização, controle de acesso, resposta de formulário de HI e gestão de requisitos do CAL.

O ponto focal empreendimento tem acesso geral a relatórios, normas legais, normas técnicas, cartas de atualização, controle de acesso, resposta de formulário de HI e gestão de requisitos do CAL.

O ponto focal área, por sua vez, tem acesso a relatórios, pesquisa de cartas de atualização, leitura de normas legais e normas técnicas e gestão de requisitos do CAL sem possibilidade de alteração de áreas.

Já o somente leitura consiste no acesso geral a relatórios e permissão para leitura dos demais módulos.

Criando um perfil de acesso

Para criar um perfil de acesso, basta clicar no botão “Novo”, que está no canto superior direito da tela de pesquisa dos perfis.

Em seguida, você deverá preencher os campos “Nome”, “Tipo de perfil” e marcar as permissões a serem concedidas para aquele perfil de acesso.

O nome do “Cliente” já virá preenchido.

Após criado o perfil, é dado a ele um código, que pode ser utilizado no filtro de pesquisa.

Encontrando-o no filtro, é possível exibir o histórico do perfil, visualizá-lo, editá-lo e exclui-lo.

Ainda, vale ressaltar que os perfis de acesso são personalizáveis .

Ou seja, além dos níveis de perfil de acesso administrador, ponto focal empreendimento, ponto focal área e somente leitura, você poderá criar novos nomes de perfil de acesso.

Agora que você já é um expert em perfis de acesso, confira em breve nosso próximo artigo sobre o CAL 4.0.

Você sabe para que serve a ferramenta Controle de Documentos?

Módulo Controle de Documentos

No módulo Controle de Documentos, que é um módulo contratado à parte, você consegue cadastrar qualquer tipo de documento.

Por exemplo, licença ambiental, outorga de recursos hídricos, alvará, entre outros

Uma vez feito o cadastro, você terá uma ferramenta simples e moderna para fazer a gestão dos seus documentos e obrigações.

Obrigações dos Documentos

As obrigações legais, oriundas de normas legais, são Requisitos Legais.

Já as obrigações oriundas de documentos cadastrados são chamadas de Outros Requisitos.

Portanto, sempre que utilizarmos o termo “Outros Requisitos”, são as obrigações decorrentes de um documento que não tenha status de legislação.

Na visualização do documento, o sistema exibe quantos outros requisitos o documento tem.

Para vê-los, basta clicar no número de outros requisitos.

Ao clicar no link com o número de outros requisitos, o sistema te redirecionará para a aba de “Requisito de Cal”, já com os outros requisitos do documento filtrados.

Uma vez feito isso, basta analisar cada um dos outros requisitos, seguindo o mesmo processo de análise de requisito legal.

Como cadastrar um documento?

No canto superior direito da tela do módulo Controle de Documentos, acione o botão “+ Novo”, que você será direcionado para a janela de cadastro de um novo documento.

Observações quanto à primeira parte do preenchimento:

  • Após salvar, o código do documento será gerado automaticamente pelo sistema.
    Recomendamos que anote o código para conseguir filtrar o documento com mais facilidade futuramente.
  • Depois  do cadastro do documento, o arquivo anexado estará disponível em link no campo “nome do documento”; ao clicar sobre ele, o documento será aberto em outra janela;
  • O CAL 4.0 permite anexar arquivos nos formatos pdf, jpg, png, jpeg, gif, bmp, doc,
    docx, odt, xls, xlsx, csv, ods, txt. O limite máximo de tamanho de arquivo é 30 MB.
  • Associar uma área ao documento. Caso a gestão do documento seja de
    responsabilidade da unidade, a área associada deverá ser uma área de
    empreendimento, e não uma área corporativa.

Ao salvar os primeiros dados requeridos pelo sistema, serão exibidos novos campos a serem preenchidos.

Observações quanto à segunda parte do preenchimento:

  • O item “gera requisito” deverá ser preenchido com “sim”, caso o documento contenha obrigações/condicionantes a serem atendidas e monitoradas.
  • Associar uma área ao documento. Caso a gestão do documento seja de responsabilidade da unidade, a área associada deverá ser da própria unidade, e não
    uma área corporativa.
  • A “descrição do documento” deve dispor sobre o que trata aquele documento. Segue sugestão a ser usada:

“Licença de Instalação IBAMA 28/19, que autoriza a instalação XXXX para atividade XXXX, no município de XXXXX, para a unidade XXXXX, mediante atendimento de condicionantes específicas.”

Para adicionar novos outros requisitos, basta clicar em “Adicionar Outro Requisito”.

Para documentos que geram outros requisitos, a terceira parte do preenchimento deve ser feita, que é criar os outros requisitos.

Dica: a Ius Natura sempre transforma as condicionantes do documento em perguntas para facilitar a gestão de suas obrigações.

A cada outro requisito adicionado, clique em salvar.

Como encontrar meus documentos?

Quando visualizar a página de “Pesquisa de Documentos”, você está dentro do módulo Controle de Documentos.

Ao se acessar inicialmente um módulo, como todas interfaces do Cal 4.0, o campo abaixo da pesquisa virá em branco, para evitar que o Sistema carregue dados desnecessários.

Caso queira ver todos os seus documentos, basta clicar em pesquisar, sem aplicar nenhum filtro; assim, todos os registros serão exibidos.

E se quisermos pesquisar algum documento específico?

Neste caso, é só usar e abusar dos nossos filtros.

Além desses filtros padrões, temos também outras possibilidades, clicando-se na caixa ao
lado do símbolo +.

Ao clicar na seta, aparecerão as outras possibilidades de filtro disponíveis para o
módulo.

Para usá-las, basta clicar em cima do filtro desejado e em seguida clicar no “ +” ao lado da seta para adicionar o filtro.

Após adicionar o novo filtro, indique no campo ao lado o dado o que deseja filtrar.

Por exemplo: para uso do filtro “Usuário que registrou”, deve ser indicado o nome do
usuário de interesse para a busca.

Todo documento possui um status, sinalizado com cores diversas, a depender de sua validade:

  • Válido (em verde) – Documentos dentro do prazo de validade
  • Válido (em amarelo) – Documentos que vencerão em 15 dias ou menos
  • Em renovação – Documentos com protocolo de renovação cadastrado
  • Vencido – Documentos fora do prazo de validade

Como vejo as obrigações do documento?

As obrigações legais, oriundas de normas legais, são Requisitos Legais.

As obrigações oriundas de documentos cadastrados são Outros Requisitos.

Portanto, sempre que utilizarmos o termo “Outros Requisitos”, são as obrigações decorrentes de um documento que não tenha status de legislação.

No menu do Controle de Documentos, o sistema exibe quantas obrigações cada
documento possui cadastradas.

Para visualizá-las, basta clicar no número de outros requisitos, em azul.

Ao clicar no link com o número de outros requisitos, o sistema te redirecionará para a aba de “Requisito de Cal”, já com os outros requisitos do documento filtrados.

Feito isso, basta analisar cada um dos outros requisitos, seguindo o mesmo processo
de análise de requisito legal.

Além dos Outros Requisitos cadastrados manualmente pelo próprio empreendimento, o Sistema CAL 4.0 automaticamente cadastra como documentos os anexos inseridos como evidências de requisitos legais e outros requisitos, assim como os anexos inseridos como comprovação da não aplicabilidade de algum requisito.

É possível separar os ORs cadastrados manualmente dos automaticamente inseridos, por meio do filtro da página de Controle de Documentos.

Para filtrar os Outros Requisitos inseridos automaticamente, basta selecionar
“Evidência” e “Justificativa de não aplicabilidade” no campo Tipo de documento.

Para filtrar os inseridos manualmente, basta utilizar o filtro “Não exibir documentos do tipo”, com essa mesma seleção.

Como visualizar a validade e o status de renovação de um documento no sistema?

O sistema tem uma funcionalidade para acompanhamento da validade e do processo da renovação de um documento.

Por meio de um sistema de cores, é indicada a situação de um documento, quanto à sua validade e ao prazo de pedido de renovação. A data do prazo de validade e de renovação estão nas cores preto, que indica prazo em dia; amarelo, que indica que faltam 15 dias para o fim do prazo; e vermelho; quando o prazo está vencido ou sem cadastro de renovação no sistema.

Como registrar o protocolo do pedido de renovação?

Quando for protocolizado o pedido de renovação, basta clicar nesse botão e preencher os dados, para registrá-los no sistema. Como anexo, deve ser inserido o protocolo do pedido.

A data do protocolo e a descrição inserida serão exibidas na página de Controle de Documentos.

Essa data pode apresentar as seguintes cores indicativas: preto, quando o protocolo está dentro do prazo para renovação e vermelho, quando o protocolo for realizado após o prazo para renovação.

É importante monitorar essa data, visto que a validade da licença é automaticamente estendida até resposta do órgão quanto à renovação do documento apenas se o pedido for protocolado dentro do prazo.

 

Como extrair um relatório de atendimento de outros
requisitos (obrigações/condicionantes)?

Basta selecionar a interface de “Relatórios” no menu lateral esquerdo, logo abaixo da interface de Controle de Documentos.

Em seguida, clique em “Requisitos de Cal”.

Você será direcionado para a aba de Relatórios do Cal 4.0.

Assim como todas as abas de pesquisa do Cal 4.0, temos várias possibilidades de filtros.

Abordaremos aqui apenas o filtro que deve ser usado para extrair o status de atendimento dos outros requisitos (obrigações/condicionantes).

  • Primeiro, selecione o Cal (unidade) desejado.
  • Em seguida, clique na seta indicada para visualizar mais possibilidades de filtro.
  • Selecione o filtro “Tipo de Documento”, e, em seguida, clique no “+” para adicioná-lo à grade de pesquisa.
  • Após selecionar o Cal (unidade), escolha um tipo de documento; por exemplo, “Licença”.
  • Agora é só clicar em “pesquisar” para gerar o relatório.
  • Em seguida, vamos agrupar por“Status de atendimento do requisito”.

Este é o relatório de “Tipo de Documento” por “status de atendimento do requisito”.

Por fim, imaginamos que agora você seja um expert no módulo adicional controle  de documentos e até pense em contratá-lo! Fique por dentro dos próximos artigos sobre o CAL 4.0!