Migração | Você sabe como funciona o preenchimento do FHI?

O que é o FHI?

Para que haja a migração dos requisitos do CAL Legado (CAL 2.0) para o CAL 4.0, é preciso que se preencha o Formulário de Hipótese de Incidência, o FHI.

Esse formulário, também conhecido como FHI é utilizado com perguntas objetivas de hipóteses de aplicabilidade de um requisito ou não em seu CAL.

 

Isso de acordo com as perguntas técnicas que são feitas.

À medida que algumas hipóteses são confirmadas, outras relacionadas a elas também são confirmadas ou excluídas, gerando assim uma hipótese assertiva da aplicabilidade dos requisitos no CAL.

Começo do processo de migração

  • Aceite. Há, primeiramente, o Recebimento do Comunicado de Aceite ou solicitação das gerências de contrato (tratando-se de muitos CALs o Setor Implantação aguardará a definição do cronograma de execução pela gerência).
  • Contato Técnico. Neste momento deve ser informado contato técnico (nome, sobrenome e e-mail) que será responsável pelo preenchimento do Formulário de Hipóteses de Incidência, código do CAL no legado, tipo de LV (default ou por área).
  • Módulo específico. Nessa etapa, deve ser informado se o cliente utiliza algum serviço adicional (como módulo de Não Conformidade ou Indicadores) e/ou se contratou algum módulo específico no CAL 4.0.

Em até dois dias úteis após o começo do processo, criamos no CAL 4.0 a estrutura do cliente, empreendimento ou novo CAL.

Em seguida, o FHI é disponibilizado para a resposta do cliente.

Setor de Implantação e FHI

Caso haja um cronograma pré- estabelecido, o Setor Implantação e a gerência
envolvida acompanharão o processo de conclusão do preenchimento do Formulário de Hipótese de Incidência e os prazos acordados com o cliente serão cumpridos.

Caso não haja um cronograma, o Setor Implantação fará contato com o cliente a partir da conclusão do preenchimento do Formulário, informando sobre a data mais próxima disponível em nosso Calendário de Migrações.

Sempre que necessário definir a data de migração de forma prévia, seja por necessidade do cliente ou por alguma peculiaridade a ser observada como, por exemplo, realização de visita de um dos nossos consultores, o Setor Implantação e/ou Logística farão contato com o cliente para acordar a data da migração em comum acordo entre as partes.

Nestes casos, é informada, também, a data máxima para conclusão do Formulário, visto que sua não-conclusão inviabiliza a execução da migração.

Uma vez não observada a data estabelecida, a migração precisará ser reagendada para nova data.

Ao estabelecer contato com o cliente, o Setor Implantação informará que o acesso ao CAL legado será suspenso na data acordada para a migração e o acesso ao CAL4.0 será disponibilizado no dia seguinte à migração.

Não é necessário o apoio do cliente no processo de migração; trata-se de demanda exclusiva interna da Ius Natura.

Setor Desenvolvimento e FHI

  • Homologação. Uma vez informado sobre a conclusão do preenchimento do Formulário de Hipóteses de Incidência, o Setor Desenvolvimento poderá iniciar os testes de migração em ambiente de homologação.
  • Regras de Migração. São realizados testes automatizados dos dados migrados, que verificam se os dados estão em conformidade com as regras de migração estabelecidas. Se houver algum dado inválido, esse resultado é apresentado no log de migração e o Setor Desenvolvimento atua na correção do desvio.
  • Execução. Com o resultado positivo dos testes automatizados, a migração do CAL será executada pelo Setor Desenvolvimento na data acordada entre cliente e Ius Natura.

Todo o processo de testes automatizados e migração em ambiente de produção é monitorado e é gerado um arquivo de log (histórico), que é armazenado em nossa base para consultas futuras, se necessário.

Sempre que o CAL passar por processo de migração, o Setor Desenvolvimento é o responsável por suspender provisoriamente o CAL Legado, não havendo necessidade de nenhuma solicitação interna neste sentido.

Capacitação do CAL 4.0 Pós-Migração

Caso exista cronograma estabelecido para a migração, este poderá contemplar, também, a data de realização dos treinamentos.

O responsável pelo cronograma deverá agendar com o Setor Implantação a data da capacitação por meio de link de agendamento e enviar o link de acesso à reunião para aqueles que serão capacitados.

A partir daí, basta que o cliente acesse o link na data e horário acordados.

Para os demais casos, após conclusão do preenchimento do Formulário de Hipóteses de Incidência, o Setor Implantação fará contato com o cliente enviando link para agendamento do treinamento para que ele escolha data e horário que melhor lhe atende.

Tipos de Migração realizados

  • Migração Padrão, para CALs com LV default no Legado;
  • Migração LV por área, para CALs com LV por área no Legado.
  • Migração unificando escopos, para CALs que possuem escopos separados no Legado mas querem migrar de forma unificada (Ex: Há 1 CAL de MA e 1 CAL de SS no legado que se tornarão 1 CAL de MA e SS no CAL4.0).

Assim, migram-se as áreas, os usuários ativos, normas legais, áreas em normas, observações, análise de aplicabilidade, requisitos, evidências, planos de ação, anexos, documentos e listas de verificação.

Não há migração de aspectos impactos, perigos e riscos, cartas de atualização, indicadores de risco, não conformidades, informações gerais e verificação de conformidade legal.

Alinhamentos Realizados com os Clientes

Há necessidade de ajustes das áreas migradas indicando usuário ponto focal para aquelas que serão atreladas como área responsável por responder requisitos legais.

Em decorrência da alteração de metodologia, serão inseridos novos requisitos legais no CAL 4.0 que não eram contemplados no Legado.

Em ambiente de homologação já é possível ter acesso ao número de novos requisitos legais inseridos em decorrência de Geração do CAL (resposta ao Formulário de Hipóteses de Incidência).

Itens ocultos ou excluídos por customização do CAL Legado poderão ser reinseridos caso as hipóteses de incidência a eles vinculadas sejam respondidas como “Sim” no Formulário.

Planos de Ação concluídos são migrados apenas para o histórico do Requisito Legal; não há ferramenta de busca para identificá-los. Planos de Ação criados e concluídos já na plataforma do CAL 4.0 podem ser consultados na tela dedicada ao gerenciamento de planos de ação.

Para as áreas são migradas como áreas corporativas (que podem ser vinculadas a mais de um CAL, caso existam); tratando-se de cliente com mais de um CAL contratado, há necessidade de ajuste de transferência das áreas migradas para o empreendimento corresponde.

As evidências migradas que ultrapassarem o limite máximo de 2.000 caracteres, constarão no histórico do requisito legal.

Tratando-se de CAL com LV default no Legado, todos os requisitos legais que possuíam evidência e/ou plano de ação serão migrados com essas informações vinculadas à “Área Migração”. Eventuais áreas vinculadas no Legado para a norma constarão como “Área onde incide”.

Há possibilidades de ajustes:

O cliente pode optar por manter a estrutura como foi migrada e realizar as buscas necessárias por meio dos filtros disponíveis e configurações de relatórios buscando por “Área onde incide”.

O cliente pode realizar a substituição da “Área Migração” pelas áreas reais do CAL; esta ação pode ser realizada por meio de “Ação em lote” e é a mais recomendada.

O cliente pode optar por apenas alterar a nomenclatura da “Área Migração” para nome mais próximo à sua realidade e realizar as buscas necessárias por meio dos filtros disponíveis e configurações de relatórios buscando por “Área onde incide”.

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