Como emitir relatórios sobre os seus Planos de Ação?

Durante o processo de gestão dos requisitos legais aplicáveis ao seu negócio, é comum que você não atenda alguma obrigação, ou que exista alguma que deve ser monitorada periodicamente, ou que haja uma possibilidade de melhoria em relação a ela, dentre outras situações.

 

Para esses casos, você deverá cadastrar um plano de ação. Depois de cadastrados, é essencial que você também realize a gestão deles. Para isso, os relatórios dos planos de ação podem te ajudar!

 

Neste artigo, viemos te ensinar a emiti-los e interpretá-los!

Com os relatórios de planos de ação você poderá contabilizar os planos de ação cadastrados nos seus requisitos, verificar a taxa de cumprimento deles, quantificá-los por tipo de plano de ação, por área, dentre varias outras possibilidades.

Primeiramente, para acessar a aba de relatórios dos planos de ação você deverá, no menu lateral do seu CAL 4.0, acessar: Relatórios > Planos de ação:

Na tela de Relatórios de Planos de Ação serão disponibilizados filtros e agrupadores.

Com os filtros, você poderá limitar as informações a serem exibidas nos gráficos. Já os agrupadores representam o tipo de informação que você deseja extrair. O agrupador é um critério qualitativo e é ele quem define a legenda do seu gráfico.

É obrigatória a seleção somente do agrupador. Os filtros ficam a seu critério.

Agora, podemos explorar os relatórios que, normalmente, são os mais utilizados na rotina de gestão dos nossos clientes!

Todas as ações cadastradas por CAL

Com esta filtragem, o gráfico reportará o número total de ações que foram cadastradas em cada um dos seus CALs.

Para isto, basta selecionar o agrupador “CAL” e clicar em “Pesquisar”.

Planos de ação vencidos por CAL

Com esta filtragem, o gráfico reportará o número total de ações que foram cadastradas em cada um dos seus CALs, que não foram concluídas e qual é o status de vencimento de cada um deles. Ou seja, quantos deles estão com o prazo vencido e os que não estão, em cada CAL.

Para isto, basta selecionar o agrupador “Vencimento de Plano de Ação por CAL” e clicar em “Pesquisar”.

Status do Plano de ação por Área

O agrupador “Status de Plano de Ação” é responsável por quantificar o número de planos de ação em cada status. Normalmente ele é associado a outros filtros, como o filtro de área responsável.

Neste caso, você deverá selecionar o filtro “Área responsável pelo requisito do plano”, selecionar a área que deseja extrair as informações e selecionar o agrupador “Status do Plano de Ação”. Por fim, clique em “Pesquisar”.

Assim, você saberá quantas ações, que foram cadastradas para a “área X”, estão pendentes, quantas estão aguardando aprovação e quantas estão concluídas.

Status do Plano de ação por CAL

Assim como no “Status de Plano de Ação por Área”, aqui, é possível quantificar o número de planos de ação em cada CAL e o status deles.

Neste caso, você deverá selecionar o filtro “CAL”, selecionar o CAL que deseja extrair as informações e selecionar o agrupador “Status do Plano de Ação”. Por fim, clique em “Pesquisar”.

Desta forma, você saberá quantas ações, que foram cadastradas para o “CAL X”, estão pendentes, quantas estão aguardando aprovação e quantas estão concluídas.

Vencimento do Plano de ação por Área

Dentre as ações pendentes, você poderá quantificar quais delas estão com o prazo vencido e quais ainda não. 

O agrupador de vencimento é responsável por fazer isto e, normalmente, ele é associado a outros filtros, como é o caso de Áreas Responsáveis.

Para isso, utilize o filtro  “Área responsável pelo requisito do plano”, selecione a área que deseja extrair as informações e selecione o agrupador “Vencimento do Plano de Ação”. Por fim, clique em “Pesquisar”.

Assim, você saberá que, dentre as ações destinadas a determinada área e que ainda não foram concluídas, “x” está com o prazo vencido e “y” ainda não.

Tipo do Plano de Ação

Com este agrupador, você poderá identificar, dentre as ações cadastradas, quantas delas são de cada tipo de ação. Para entender mais sobre os tipos de ações, você poderá acessar este artigo!

Ele, assim como qualquer outro agrupador, poderá ser associado a outros filtros, como o de Área Responsável, o de CAL e assim por diante.

Planos de ação não concluídos de responsável específico

Esta filtragem quantifica os planos de ação “não concluídos” de determinado usuário, que foi cadastrado como responsável por ele. 

Para isso, você deverá selecionar o filtro “Usuário responsável pela execução”, inserir o usuário desejado e selecionar o agrupador “Vencimento do Plano de Ação”.

Viu só como os relatórios de Planos de Ação oferecem tantas opções? Espero que agora você use bastante e consiga extrair tudo aquilo que for pertinente à sua gestão!

 

 

-Escrito por Júlia Balsamão