Entenda como funciona a listagem de obrigações em seu CAL, o que pode ter acontecido ao identificar obrigações “não aplicáveis” à sua empresa, o que fazer diante deste cenário, como funciona o Formulário de Hipóteses de Incidência e a sua reabertura.

Você já sabe que, em seu CAL, listamos todas as obrigações que são aplicáveis às suas atividades, certo? 

Fazemos isso com base no preenchimento que vocês realizam no Formulário de Hipóteses de Incidência (FHI). Porém, em alguns casos, alguns usuários notam, enquanto utilizam o CAL e evidenciam as obrigações, que alguma(s) dela(s) não condiz(em) com a realidade da sua organização. Ou até, não encontram algum item que consideram ser aplicáveis, na listagem de requisitos.

Por isso, nesse artigo, vamos te explicar o que pode ter acontecido com o seu CAL e qual o procedimento a ser adotado: a reabertura do FHI.

 

O que é o Formulário de Hipóteses de Incidência (FHI)?

Este é o primeiro passo para a construção do seu CAL. O FHI é um formulário composto por uma série de perguntas relacionadas a atividades. Cada pergunta, diz respeito a uma atividade ou hipótese e você deverá responder se aquela atividade é realizada pela sua organização, se aquela hipótese se encaixa à sua realidade. 

Ao indicar que vocês realizam uma atividade ou se adequam a uma situação, nós listamos todos os requisitos que dizem respeito a elas. Ou seja, ao responder que você realiza atividade X, listamos todas as obrigações aplicáveis à atividade X. Ao responder que não realiza determinada atividade, os requisitos relacionados a ela, não serão incluídos em seu CAL. 

Em suma, com base nas respostas dadas no formulário, construímos a listagem de requisitos do seu CAL.

 

Se quiser entender ainda mais sobre o FHI e as Hipóteses de Incidência, clique aqui!

Depois de devidamente preenchido, encaminhado para nossa análise e aprovado, o seu CAL estará pronto para o manuseio, contendo tudo aquilo que for aplicável ao seu negócio, conforme apontado no formulário.

Entretanto, ao utilizar a ferramenta e analisar a listagem de obrigações, os usuários podem:

• identificar a existência de requisitos “não aplicáveis”;
• não encontrar um requisito aplicável.

 Entenda um pouco mais sobre a situação!

Requisitos não aplicáveis listados

É possível que você identifique, em seu dia a dia com a gestão de requisitos, alguns que não se aplicam à realidade da sua empresa. É normal que isso aconteça, porém, em pequenas escalas.

Isso porque, ao responder que realiza uma atividade, várias obrigações referentes a ela, serão listadas como aplicáveis a vocês. Porém, algumas situações específicas relacionadas àquela atividade, não se aplicam. Ainda que vocês realizem a atividade no geral! 

Veja um exemplo:

A sua empresa realiza atividades em altura. Vocês responderam no FHI que a realizam. A Ius listou as obrigações relacionadas ao trabalho em altura no seu CAL. Porém, dentre todas essas obrigações, uma delas diz respeito, além da atividade em si, a uma situação específica que vocês não realizam, como a utilização de um determinado equipamento. 

Neste caso, o procedimento é simples: basta indicar, no próprio CAL, que aquela obrigação não é aplicável e explicar o motivo da não aplicabilidade, para se resguardar em caso de auditorias, por exemplo.

Inclusive, é importante que algumas delas estejam listadas e devidamente evidenciadas em relação a sua não aplicabilidade, já que alguns auditores podem cobrá-las. Sendo assim, você poderá comprovar que tem ciência daquela obrigação, que ela foi gerenciada e que vocês entenderam não se aplicar às suas atividades, justificando os motivos.

Ausência de Requisitos aplicáveis

Da mesma forma que alguns requisitos que destoam da realidade da empresa são identificados no CAL, é possível que alguns usuários sintam falta de determinadas obrigações na listagem de RLs aplicáveis.

Como citamos anteriormente, para listar os requisitos, nos baseamos nas respostas dadas ao FHI. Ou seja, caso você tenha respondido que não se enquadra a determinada situação, as obrigações relacionadas àquela atividade não estarão identificadas.

Normalmente, quando requisitos aplicáveis aos seus processos não estão em seu CAL, alguma resposta dada às Hipóteses de Incidência não condiz com a realidade da sua empresa. 

Por isso, é importante que você nos solicite qual ou quais obrigações não encontrou, para que possamos avaliar se ela está atrelada a uma HI respondida como “Não” no Formulário.

Caso esta seja a situação, será necessário reabri-lo para correção, através do procedimento de Reabertura do FHI, que falaremos mais adiante.

Requisitos Não aplicáveis – Erro no FHI

Apesar de ser normal (e até necessário) identificar alguns requisitos não aplicáveis em seu CAL, não é normal que isso ocorra frequentemente e que os requisitos abordem situações muito divergentes daquelas vividas por vocês.

Caso perceba que o número de itens não aplicáveis está grande e/ou que tais requisitos destoam muito da realidade da organização, é comum que tal situação tenha sido provocada por algum equívoco ou incompatibilidade no preenchimento do Formulário de Hipóteses de Incidência. 

Como falamos anteriormente, ao preencher o Formulário, você nos indica o que é realizado na sua empresa e, com base nisso, listamos os seus requisitos aplicáveis.

É comum que, em algum momento, alguma(s) das Hipóteses tenha sido respondida de forma incompatível com suas atividades. A partir disso, requisitos também incompatíveis serão listados no seu CAL.

 

Se quiser entender mais sobre a relação entre o FHI, as obrigações e as normas, acesse aqui!

Portanto, o erro identificado na listagem, é fruto de um erro no primeiro momento de sua construção e a correção também se dará ali, no FHI.

Por exemplo:

No momento do preenchimento, você indicou que realiza o transporte de produtos perigosos. Sendo assim, todas as obrigações relacionadas, serão listadas em seu CAL.

Porém, na prática, vocês não realizam tal atividade. Por isso, a resposta correta seria “Não” para a hipótese relacionada a tal situação.

Respostas dadas de forma incorreta no formulário, podem acarretar diversos problemas na sua gestão dos requisitos legais, como:

• Ter uma listagem que não representa, de fato, a realidade da empresa;
• Tornar a gestão pouco segura, por não retratar as atividade realizadas de forma correta;
• Tornar a gestão mais burocrática e demorada, já que os usuários despendem esforços analisando e evidenciando muitas obrigações que não dizem respeito à empresa;
• Número maior de requisitos que o necessário, em muitos casos. Entre outras possíveis situações.

Para corrigir este cenário, será necessário reabrir o seu Formulário e só assim, todos requisitos relacionados àquela Hipótese, serão excluídos do seu CAL.

A reabertura do FHI

A reabertura do Formulário de Hipóteses de Incidência é o procedimento pelo qual, corrigimos alguma resposta dada erroneamente no momento do preenchimento e que está influenciando na sua listagem de requisitos aplicáveis. Seja porque existem requisitos listados como aplicáveis, que não condizem com as atividades da organização, ou por não terem identificado no CAL, requisitos que dizem respeito às suas atividades.

Como solicitar a reabertura?

O primeiro passo é que você verifique junto ao nosso time de suporte, se haverá a necessidade de reabri-lo. Como falamos anteriormente, o fato de identificar requisitos “Não aplicáveis”, nem sempre representa um problema ou uma falha no preenchimento do FHI. Por isso, nosso time poderá auxiliar no entendimento do cenário do seu CAL e dos requisitos que você indicar.

Identificada a necessidade, um dos gestores do CAL deverá nos encaminhar a solicitação por email. Caso você não seja um deles, sugerimos que entre em contato com algum dos usuários que tenha tal permissão e peça que nos encaminhe a solicitação de reabertura.

Concluído este processo o seu FHI será reaberto e estará disponível para edição.

O que fazer após a reabertura?

O procedimento na reabertura é o mesmo do preenchimento inicial do Formulário. Ou seja, você deverá avaliar as Hipóteses, indicando aquelas que vocês realizam com “Sim” e aquelas que não realizam com “Não”. 

As respostas que você tiver dado no momento anterior, estarão indicadas e salvas. Assim, caso queira, poderá alterar apenas Hipóteses específicas. Inclusive, em alguns casos, nosso time pode ter indicado especificamente a Hipótese de Incidência que está relacionada aos requisitos que você quer alterar, ou por não serem aplicáveis ou por não terem sido identificados no CAL. Dessa forma, você poderá buscá-la diretamente e respondê-la de forma correta.

Se possível, sugerimos que aproveitem este momento para revisar todo o FHI, verificando se as respostas dadas inicialmente, realmente condizem com a realidade da empresa. 

Concluído o preenchimento, você deverá nos encaminhar para que possamos analisá-lo. Indicaremos algum ponto, se necessário, ou aprovaremos o seu preenchimento.

O que acontece com as obrigações depois da reabertura?

Depois de respondido, encaminhado e aprovado, os requisitos do seu CAL representarão o preenchimento e as alterações feitas na reabertura do FHI. Ou seja:

• Caso você tenha respondido “Sim” para uma hipótese, que antes foi respondida como “Não”, as obrigações relacionadas a tal atividade/situação serão incluídas em seu CAL, a partir desse momento;
• Caso você tenha respondido “Não” para uma hipótese, que havia sido respondida como “Sim” inicialmente, as obrigações relacionadas a ela serão excluídas do seu CAL, a partir desse momento.

Migração + Reabertura

Alguns dos nossos clientes foram migrados do nosso antigo sistema (o CAL Legado) para o CAL 4.0. Há algumas situações específicas em relação à reabertura do FHI nesses casos. 

No momento da migração, você preencheu o seu Formulário e, com base nele, listamos os requisitos aplicáveis às suas atividades. Entretanto, para que não perdesse nenhuma informação importante e inserida no sistema anterior, também fizemos a inclusão delas no CAL 4.0.

Ou seja, caso você tenha respondido “Não” a uma Hipótese de Incidência no CAL 4.0, mas as obrigações atreladas a ela, estivessem listadas como aplicáveis no CAL Legado, as mantivemos como aplicáveis. Nesse caso, se houvesse algum erro no preenchimento do FHI, você não perderia o evidenciamento feito anteriormente, ou não tivesse aquelas obrigações listadas.

É possível, inclusive, identificar todas aquelas que, apesar de estarem atreladas a HIs identificadas como “Não”, foram mantidas em seu CAL devido ao processo de migração.

Para isso, basta utilizar o filtro “Tipo de inclusão do requisito no CAL”, selecionando a opção “Incluído por migração de CAL”, na tela de Requisitos de CAL. 

Entretanto, caso você deseje reabrir o seu FHI, todas estas obrigações que foram inseridas devido ao cenário citado e que tenham a sua HI indicadas após a reabertura como “Não”, serão excluídas de seu CAL.

Por outro lado, se a HI relacionada ao requisito “X” foi respondida como “Não” no primeiro preenchimento do formulário, mas tal item foi inserido na listagem devido à migração e você reabrir o FHI, indicando tal Hipótese de Incidência como “Sim”, o requisito permanecerá em seu CAL.

 

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Espero que você tenha entendido mais sobre o funcionamento do FHI, sobre a existência de itens não aplicáveis ou a ausência de itens aplicáveis em seu CAL e sobre a reabertura do FHI.

Conte conosco!

 

Escrito por Júlia Balsamão