Os planos de ação são essenciais para manter a sua gestão dos requisitos legais em dia. Eles são utilizados quando você não atende uma obrigação, ou para manter uma obrigação atendida, ou quando identifica uma possibilidade de melhoria.

Saiba quais são eles, suas diferenças, quando cada um deve ser utilizado e as consequências em relação ao status de atendimento dos requisitos legais e outros requisitos.

No Sistema CAL 4.0 existem 3 tipos de planos de ação: o Corretivo, o de Manutenção e o Preventivo. Ao registrá-los, isso irá refletir no status de atendimento dos requisitos legais. 

Por isso, é essencial que você saiba exatamente como funcionam, para que a sua gestão esteja sempre bem organizada e coerente com a realidade da sua organização.

Plano de Ação Corretivo

Esse tipo de plano de ação tem por objetivo, eliminar a causa de uma não conformidade ou uma situação indesejável. Ou seja, quando você não atende àquela obrigação, o ideal é que você registre um plano de ação Corretivo.

Quando você vincular uma ação Corretiva ao requisito, ele passará a ter o status de resposta “Não atendido”, mesmo que o seu prazo para cumprimento ainda não tenha vencido, ou haja uma evidência de atendimento associada.

Plano de Ação de Manutenção

O objetivo desse tipo de plano de ação é manter uma obrigação atendida. Ou seja, em caso de obrigações recorrentes, como a renovação de um documento, ou em caso de obrigações futuras, é recomendável que o utilize. 

Por exemplo, atualmente, um documento X está dentro do seu prazo de validade, entretanto, você deve renová-lo em 3 meses. Para que permaneça atendendo esta obrigação, você poderá vincular uma ação de Manutenção.

Ao registrar uma ação de Manutenção em um requisito, seu status permanece como:

•  “Atendido” até a data de vencimento da ação, se houver alguma evidência de atendimento e nenhuma outra ação;
• “Não avaliado” se não possuir nenhuma evidência e apenas esta ação. 
• Após o vencimento do prazo, o requisito passará a ter o status de resposta “Não atendido”. 
• “Atendido” após concluir a ação, sendo esta a única registrada no requisito, e inserir uma evidência de atendimento;
• “Não avaliado” após concluir a ação, sendo esta a única registrada no requisito, e não inserir nenhuma evidência de atendimento.

É importante ressaltar que, caso esta ação seja vinculada ao requisito e outro tipo de ação também tenha sido registrada, o status pode ser alterado pela outra ação, a depender do seu tipo e prazo de vencimento. 

Em resumo, depois que você concluir um plano de ação de manutenção e incluir uma observação/evidência em relação ao atendimento, se o requisito não possuir outro plano de ação corretivo ou outro plano de ação de manutenção com o prazo vencido, ele permanecerá como “Atendido”.

• Concluir ação manutenção + evidência – outro tipo ação = Atendido!

Plano de Ação Preventivo

Neste caso, a obrigação já está sendo atendida, mas você identificou uma possibilidade de melhoria em relação a ela. A ação preventiva visa estabelecer um procedimento de melhoria em relação à gestão daquele requisito. Ela é útil para implementar recomendações ou boas práticas. 

A ação Preventiva, por si só, não altera o status de atendimento do requisito, ainda que esteja com prazo vencido. Neste caso, o que ditará o status de resposta do requisito é apenas o registro, ou falta de registro, de evidências em relação ao seu atendimento.

Se, no requisito, houver apenas o registro dessa ação e nenhuma evidência de atendimento, ele permanecerá como “Não avaliado”. Caso haja o registro da ação e de evidências de atendimento, ele permanecerá como “Avaliado”.

Caso outra ação tenha sido vinculada ao mesmo requisito que a ação preventiva, o seu status pode ser alterado por elas, a depender do seu tipo e status do prazo de vencimento.

-Escrito por Júlia Balsamão