A ferramenta CAL é destinada, também, para a listagem das normas e obrigações que são aplicáveis ao seu negócio e, assim, facilitar a sua gestão dos requisitos legais. 

Por isso, no artigo de hoje, explicaremos como funciona a identificação das normas de determinadas áreas, das obrigações trazidas por elas e listagem daquelas que lhe são aplicáveis. Assim, você entenderá ainda mais como o processo é minucioso, para te oferecer segurança e praticidade.

A Ius facilita?

O primeiro ponto que trazemos é em relação a como o processo de identificação das normas e obrigações aplicáveis, torna a sua gestão dos requisitos legais mais segura e simples.

Conheça alguns fatores que podem burocratizar a sua gestão:

Monitoramento de diversas áreas

O CAL facilita a sua gestão por diversos motivos. Um deles, é que, existem diversas áreas de normas que você deve monitorar para estar em conformidade legal, evitar passivos, alcançar certificações, dentre outros. Ou seja, você deve monitorar as normas de meio ambiente, as normas de Saúde e Segurança do trabalho, as normas de Qualidade, dentre tantas outras áreas. 

Somente o fato de existirem tantas áreas a serem monitoradas, já pode exigir muito da sua equipe, ou exigir uma equipe qualificada em cada uma dessas áreas.

Número e disposição das normas

Outro fator que pode tornar a sua gestão mais burocrática, é o número de normas existentes para cada uma dessas áreas. São publicadas, revogadas, modificadas, diversas normas, de diferentes áreas, diariamente.

Para exemplificar, existem milhares de normas que versam sobre o meio ambiente, diversas que versam sobre a saúde e a segurança dos trabalhadores e etc. E você, deve se atentar a todas elas. Para definir aquelas que são aplicáveis, você precisará acessar todas as normas de determinada área e, só depois, identificar aquelas que geram obrigações ou não.

Além disso, essas normas são publicadas de maneira dispersa. Ou seja, cada uma é publicada por um órgão diferente (logo, em fontes diferentes). Entender quais são os órgãos a serem consultados não é uma tarefa fácil e, em alguns casos, você precisará consultar mais de um, para identificar normas que versam sobre o mesmo tema.

Sabendo de algumas das dificuldades, vamos ao ponto principal: como fazemos para simplificar esse processo!

Time focado e especializado

Contamos com um time de especialistas, que se dedicam exclusivamente à identificação das normas, listagem, categorização e simplificação (que falaremos mais adiante). Este trabalho é feito por tal equipe, diariamente, para que possamos acessar as novidades legislativas em tempo hábil.

Este time, é responsável pela leitura dos jornais oficiais e pela consulta dos mais diversos órgãos, a fim de identificar as normas que foram publicadas, alteradas ou revogadas e que têm relação com determinada área.

Os órgãos principais consultados, para todos os casos, são os dos Poderes Legislativos e Executivos. Entretanto, além de consultá-los, acessamos outros órgãos regulamentadores pertinentes a cada um de nossos escopos. Veja alguns exemplos:

• Meio ambiente: IBAMA, CONAMA, MMA, ANA, ICMBIO, CNEN, ANP, CNRH, órgãos ambientais dos estados e municípios, dentre outros;
• Saúde e Segurança do Trabalho: Secretaria do Trabalho, CONTRAN, CNEN, ANVISA, MS, ANTT, DNIT, DSST, dentre outros;
• Segurança de alimentos: ANVISA, MS, INMETRO, MAPA, SDA, dentre outros

Outro ponto importante é que são consultados os órgãos Municipais, Estaduais e Federais. Monitoramos as normas de todos os municípios do Brasil, todos os estados e, inclusive, de outros países da América Latina e África.

Caso tenha filiais em outros países e queira realizar o monitoramento dos requisitos legais delas, você poderá entrar em contato conosco!

Além disso, também identificamos as Normas Técnicas que forem citadas nas normas legais identificadas.

Nosso banco de dados

Depois de identificar todas as normas pertinentes aos escopos em que atuamos, nós as compilamos em nosso banco de dados. 

Hoje, contamos com mais de 80.000 normas das mais diversas áreas e, caso já utilize o CAL, você tem acesso livre a todas elas.

Além da sua listagem de normas e obrigações aplicáveis, você encontrará em seu CAL a aba “Banco de dados”, onde poderá acessar todas as normas disponíveis em nosso banco de dados, referentes à(s) área(s)/escopo(s) contratada/o(s). Ainda que a norma não seja aplicável à sua organização, ela estará disponível para consulta.

Você também encontrará informações sobre o seu “status”. Como por exemplo, se ela foi revogada.

Definição de escopo

Escopo: chamamos de escopo uma área da legislação. Ou seja, a área de normas que versam sobre o meio ambiente, são do escopo (área) de meio ambiente.

Hoje, monitoramos normas de 27 áreas/escopos diferentes. Isso significa que, para permitir que você monitore estas diferentes áreas, deveremos acessar as normas pertinentes aos 27 escopos. 

Sendo assim, consultamos os órgãos pertinentes em relação a cada uma delas, as identificamos e, logo depois, definimos qual é o escopo ou os escopos de cada uma delas. 

Isso é feito pelo fato de que, no momento da publicação de uma norma, não está descrito ou claro, a qual escopo ela pertence, qual área ela regula. Por isso, após realizarmos a leitura de todas as normas em diários oficiais, identificamos a qual área ela está relacionada. Por exemplo, se ela diz respeito à compliance, à mineração e por aí vai.

Em muitos casos, uma só norma pode conversar com diferentes escopos, como é o caso das normas que versam sobre o meio ambiente e sobre a saúde e a segurança do trabalhador.

Sendo assim, o nosso banco de dados é todo categorizado. Cada norma recebe o escopo ou os escopos a qual ela faz referência e regulamenta.

Além de definir o escopo de cada uma das normas identificadas, também as categorizamos por temas, já que cada norma regula uma temática diferente. 

Para exemplificar: identificamos, ao ler um diário oficial, uma norma X. Após a interpretação do texto legal, entendemos que ela regulamenta a saúde e a segurança do trabalhador e vimos que trata sobre o assunto de EPIs. Por isso, ela terá o escopo de SSO, e o tema de EPIs.

Esta categorização ajuda muito os nossos clientes na hora de preencher o CAL, já que é possível acessar as normas apenas de determinado escopo e/ou de determinado tema. Isso facilita muito o trabalho daqueles que respondem apenas por uma área, por exemplo.

Traz obrigações?

Depois de listar, definir os escopos e incluir no banco de dados, definimos as normas que trazem obrigações às organizações. 

Existem muitas normas que, apesar de aplicáveis ao seu negócio, não lhe geram nenhuma obrigação. Porém, elas devem estar em seu radar!

Por isso, filtramos aquelas que devem ser listadas como geradoras de requisitos e aquelas que devem constar apenas para conhecimento. 

Simplificação da norma

Depois de tudo isso, nós iremos interpretar cada uma das normas, para entender o que ela está exigindo das organizações. Ou seja, extraímos, especificamente, as obrigações previstas nestas normas.

A interpretação das normas não é uma tarefa simples, tendo em vista que, na maioria dos casos os textos são extensos, complexos, trazem muitos termos técnicos, não são claros e objetivos.

Tendo isso em mente, buscamos simplificar e tornar a sua gestão mais direta possível. Por isso, após identificarmos quais são as obrigações, as transformamos em um check list objetivo, para que entenda, de fato, como deverá proceder, as medidas a serem adotadas, o que deverá cumprir e etc.

Listagem no seu CAL

Agora é a hora de realmente incluir todo esse arcabouço em seu CAL. Depois de identificadas todas as normas, categorizadas, transformar em check list, as incluiremos em seu CAL. 

Mas é claro que incluiremos apenas aquelas que dizem respeito às suas atividades. Por isso, o primeiro passo é o preenchimento do Formulário de Hipótese de Incidência (FHI), indicando quais são as atividades praticadas, seus processos e afins, para que possamos listar as obrigações aplicáveis.

Depois que identificarmos, a partir de suas respostas, quais são as obrigações que você deve atender, as disponibilizaremos em seu CAL.

Agora é hora de colocar a mão na massa!

-Por Júlia Balsamão