Você já sabe como a Gestão de Requisitos Legais é importante para o seu empreendimento e como ela pode ser complexa?

O Cal 4.0 é o software da Ius Natura desenvolvido para facilitar o seu dia a dia e te ajudar a atender a todas as obrigações legais do seu empreendimento.

Preparamos este artigo para te auxiliar a entender um pouco mais sobre a necessidade de se manter em conformidade com a legislação, sobre tal processo e sobre como o CAL pode te ajudar a simplificar a sua gestão!

O CAL 4.0 é um software de Gestão de Requisitos Legais, que tem por objetivo, torná-la rápida, simples e eficaz. Fazendo, assim, com que você esteja e permaneça em conformidade legal.

Todas as organizações, independentemente do ramo de atividade, precisam atender diversas normas, de diversos ramos. Claro, o ramo das normas varia de acordo com os seus processos, porém, a necessidade de estar em conformidade com a legislação é comum a todas as empresas, principalmente, para aquelas que desejam se certificar ou manter a sua certificação.

As normas certificadoras, como por exemplo, as ISOs 14001 e 45001, exigem que seja realizada a Gestão dos Requisitos Legais pertinentes. Isso quer dizer que, se você deseja obter a certificação em Meio Ambiente (ISO 14001), uma das obrigações trazidas por tal norma certificadora, é que você deve realizar a gestão das obrigações desta área. Além disso, elas também exigem que esta gestão seja contínua e esteja sempre atualizada, representando a realidade da organização com fidelidade.

As obrigações são impostas aos empreendimentos desde antes da instalação até depois do início das atividades, a níveis Federal, Estadual e Municipal e nas esferas cível, penal e administrativa, versando sobre as mais variadas situações. 

Eu posso fazer a gestão de quais áreas pelo CAL?

No CAL 4.0 você poderá realizar a gestão de diversos “escopos”, ou seja, ramos da legislação. Dentre eles, podemos citar:

• Meio Ambiente
• Saúde e Segurança Ocupacionais
• Responsabilidade Social
• Energia
• Segurança de Alimentos
• Segurança Viária
• Qualidade
• Compliance, Antissuborno e Anticorrupção
• Florestal – Certificações FSC e CERFLOR
• Mineração
• Segurança da Informação – Técnicas de Segurança e Estrutura de Privacidade
• Agroindústria
• Transporte de Produtos Químicos – Certificação SASSMAQ
• Atividades aquaviárias
• Construção Civil
• Atividades portuárias,
• Telecomunicações
• Aeroportuárias e Fronteiras
• Automotivo
• Celulose e Papel
• Máquinas e Equipamentos
• Cosméticos e Higiene Pessoal
• Offshore
• Gestão de Saúde
• Qualidade de Produtos, Bens e Serviços
• Medicamentos, Produtos para saúde e Insumos Farmacêuticos
• Nutrição Animal

Por que a gestão é tão importante?

A gestão de Requisitos Legais tem como objetivo, a adequação das atividades, processos, produtos e serviços de uma empresa, à legislação brasileira. Quando não realizada, a possibilidade do empreendimento estar em desconformidade com as normas que lhe são aplicáveis, é muito grande. Tal cenário, expõe a sua empresa a riscos econômicos, ambientais, sociais e organizacionais.

Realizar a gestão pode te resguardar de inúmeras situações. Dentre elas, podemos citar:

1. Danos à imagem do empreendimento;
2. Paralisação das atividades (Embargo e/ou Interdição);
3. Multas;
4. Autos de infração;
5. Processos judiciais;
6. Perda de competitividade;
7. Danos Ambientais;
8. Perda ou impeditivo para certificações (Ex.:ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001).

Além disso, as normas certificadoras também estabelecem a obrigatoriedade da realização da gestão dos requisitos legais. Isso porque, tanto as Normas ISOs, quanto a sociedade, organizações e o Estado esperam das empresas, que se responsabilizem por possíveis danos que as suas atividades possam causar. Isto requer um reposicionamento das organizações, em busca do monitoramento das suas atividades, com base naquilo que é estabelecido na legislação. 

Neste sentido, veja o que as ISOs determinam sobre a Gestão dos Requisitos Legais:

A ISO 14001 (Meio Ambiente) prevê no seu item 9.1.2:

9.1.2 – Avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter o(s) processo (s) necessário(s) para avaliar o atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos.

A organização deve:

1. determinar a frequência com que o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos será avaliado;
2. avaliar o atendimento aos requisitos e outros requisitos e tomar ações, se necessário;
3. manter o conhecimento e o entendimento da situação do atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos.

A organização deve reter informação documentada como evidência do resultado da avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos.

Já a ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional) prevê:

6.1.3 Determinação dos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para:

1. determinar e ter acesso aos requisitos legais atualizados e outros requisitos que são aplicáveis a seus perigos, riscos de SSO e sistema de gestão de SSO;
2. determinar como estes requisitos legais e outros requisitos se aplicam à organização e o que precisa ser comunicado;
3. levar em consideração estes requisitos legais e outros requisitos, ao estabelecer, implementar e manter e melhorar continuamente seus sistema de gestão de SSO.

9.1.2 Avaliação da conformidade

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para avaliar a conformidade com requisitos legais e outros requisitos (ver 6.1.3).

A organização deve:

determinar a frequência e o(s) método(s) para avaliação da conformidade;

Por que a gestão de requisitos legais é tão complexa?

São diversos os fatores que burocratizam e até impossibilitam a gestão das normas aplicáveis a uma empresa. Podemos citar, como exemplo:

1. Mapeamento: identificar quais são as normas e obrigações de determinado escopo, já que estão estão espaçadas, são emitidas e regulamentadas por diferentes órgãos e em diferentes fontes;
2. Quantidade: o número de normas e obrigações que regulam determinado assunto específico, é muito grande;
3. Definição de aplicabilidade: identificar quais normas e obrigações são realmente aplicáveis aos seus processos, produtos, serviços e à sua realidade como um todo;
4. Acompanhamento: as normas e obrigações são frequentemente atualizadas, modificadas ou revogadas. Por isso, diante dessa alta frequência e do grande número de normas, o acompanhamento de todas elas é extremamente complexo;
5. Entendimento: compreender, de fato, o que as normas exigem que você realize na prática. Em muitos casos, a redação das normas não é clara, ou utiliza muitos termos complexos, que dificultam a identificação da sua aplicabilidade no campo prático e os seus comandos (o que fazer e o que não fazer).

Por esses motivos e pela falta de profissionais qualificados ou em número suficiente para exercer tal atividade, muitas empresas optam por contratar empresas que ofereçam soluções práticas para a gestão.

Por que fazer a gestão por um software?

Como vimos anteriormente, tal gestão é essencial para o crescimento e desenvolvimento do seu negócio, porém, é um processo extremamente complexo. Por isso, é muito importante buscar soluções que tornem a gestão uma realidade.

Um software pode tornar este processo muito mais simples, estruturado e centralizado. Isso porque você terá, em um só lugar, a listagem de normas e requisitos aplicáveis e as evidências necessárias para cada uma delas. Estes, estarão classificados e simplificados e poderão ser direcionados. Além da comprovação de que você cumpre a obrigatoriedade de realizar e atualizar a gestão de requisitos legais.

Você poderá, portanto, visualizar e gerir aquilo que deve cumprir, aquilo que cumpre, o que não cumpre, as ações que deve tomar, as suas evidências e etc. Isso torna a gestão muito mais dinâmica e te aproxima da conformidade legal.

O que um software deve te oferecer?

Para que você esteja seguro quanto à listagem de requisitos, a segurança das suas informações, que a legislação esteja atualizada e coerente com a sua realidade, é importante que adote um sistema que te ofereça:

• Atualização remota e personalizada das alterações ocorridas na legislação aplicável ao seu negócio;
• Listagem das obrigações legais;
• Assertividade na identificação das normas e obrigações: recebendo aquilo que é realmente aplicável a você;
• Possibilidade de realizar uma gestão de forma corporativa, para que tenha acesso aos dados relativos a todas as unidades da sua empresa, para que possa compará-los e realizar e gerenciá-lo em uma mesma tela;
• Gráficos personalizados e corporativos;
• Possibilidade de evidenciar o atendimento de várias obrigações de uma só vez, inclusive para mais de uma unidade/empreendimento.
• Chat online com atendimento de suporte e jurídico em tempo real;
• Número ilimitado de usuários;
• Avaliação remota das evidências, planos de ação inseridos no sistema;
• Treinamento online para novos usuários;
• Indicação de Normas Técnicas relacionadas com a legislação vigente, bem como a disponibilização de interface para sua gestão de atendimento.

Como a gestão é feita no CAL?

 

1. Mapeamento:

   A Ius Natura possui um time de consultores especializado, que realiza a leitura dos diários oficiais, onde são publicadas as normas e suas alterações, compila todas elas em um banco de dados com mais de 80.000 normas e as direciona para cada escopo. Ou seja, identificamos todas as normas que versam sobre determinado tema, incluímos em nosso banco de dados e definimos a qual tema ela pertence. O que facilita o seu entendimento e o direcionamento, durante a sua gestão;

2. Foco nas obrigações e Não Repetição dos Requisitos:

   Após a inclusão das normas pertinentes aos escopos que trabalhamos, em nosso banco de dados, identificamos aquelas que são geradoras de obrigações. Já que existem muitas que não trazem, em seu conteúdo, disposições neste sentido. Isso diminui bastante o número de normas a serem analisadas. Além disso, não listamos apenas as normas, o foco principal do CAL 4.0 é da obrigação. E o que isso significa?
   
   – O que é mais importante saber para estar em conformidade legal? As obrigações, de fato, que vocês devem atender. Por esse motivo, no CAL 4.0 listamos, em forma de check-list, as obrigações trazidas pelas leis.
   
   – E como isso pode te ajudar? Ao listar as Normas Legais, é provável que uma norma traga, ao mesmo tempo, requisitos aplicáveis e não aplicáveis ao seu negócio.
   Com a metodologia utilizada no CAL 4.0, ao listarmos os requisitos, você só precisará avaliar as obrigações que realmente se aplicam a vocês e continuará em conformidade com a norma. Isso reduz a listagem de requisitos não aplicáveis, diminuindo o número de itens a serem evidenciados.
   
   Além disso, diferentes normas aplicáveis podem prever a mesma obrigação, fazendo com que você responda pela mesma pergunta, mais de uma vez, gerando retrabalho e dificultando o avanço no evidenciamento. Assim, afastamos a repetição dos requisitos, para que você não tenha que evidenciá-lo mais de uma vez.

    

3. Definição de aplicabilidade:

   Identificamos quais normas e obrigações são realmente aplicáveis aos seus processos, produtos, serviços e à sua realidade como um todo. Para que você não perca tempo analisando obrigações que não são coerentes com o seu negócio.
   
   – Como fazemos isso? Ao licenciar no CAL 4.0, você responderá a um questionário sobre as suas atividades, escopos e território de atuação, chamado Formulário de Hipóteses de Incidência. Nele, você responde quais atividades vocês realizam, quais situações se encaixam à realidade do seu negócio e, a partir disso, listamos as obrigações que se aplicam a você e o que é coerente com a sua realidade.
   
   Assim fica muito mais fácil. Você não terá retrabalho e poderá se dedicar apenas ao que realmente se aplica às suas atividades!

    

4. Acompanhamento:

   A Ius Natura acompanha as atualizações legais mensalmente e informa a você tudo aquilo que é pertinente ao seu negócio. O acompanhamento das atualizações na legislação é, inclusive, uma exigência feita em normas, como nas ISOs e frequentemente cobrado em auditorias. Você deve manter e demonstrar que a sua gestão está atualizada.
   
   Por isso, mensalmente, nosso time de especialistas analisa todas as alterações ocorridas e nós te informamos, através de uma “Carta de Atualização”, quais as normas e obrigações, aplicáveis a você, que foram alteradas e especificamos quais foram as mudanças ocorridas em cada uma delas.

5. Entendimento:

   Como citado anteriormente, em muitos casos, a redação das normas não é clara quanto ao que você deve realizar na prática, quais são as suas obrigações e utiliza termos que dificultam o entendimento, além de burocratizar a gestão na prática. Por esse motivo, apesar de listarmos as normas aplicáveis ao seu empreendimento, como falamos, damos foco às obrigações.

   Para tornar a sua gestão simples, direta e acessível, transformamos as disposições legais, em perguntas objetivas, além de indicarmos o tipo de evidenciamento que cada uma delas exige. Assim, você consegue otimizar o seu tempo, entender como deve agir na realidade, o que deve fazer para atender aquela norma, identificar falhas e garantir a conformidade legal.

   Com um check list, você entende, de fato, o que aquela norma espera que seja praticado no dia a dia da sua empresa.

Como o CAL pode facilitar minha gestão de requisitos?

Tudo aquilo que é necessário para a sua Gestão está centralizado em um só lugar. Conheça algumas ferramentas, possibilidades e logística do CAL 4.0:

• Evidenciamento: o CAL permite que você evidencie o atendimento a cada uma das obrigações listadas como aplicáveis, mantendo-as organizadas, já que estão atreladas aos requisitos, e, disponíveis em um só lugar;
• Gráficos: É possível emitir diversos dados, em forma de gráficos, referentes ao preenchimento que você faz dentro do CAL. Assim, você poderá quantificar, definir prioridades, acompanhar a evolução do preenchimento do sistema, a evolução da empresa, das unidades e das áreas, em relação à gestão e muito mais!
• Planos de ação: você poderá registrar ações caso não cumpra alguma obrigação, definindo ações para alcançar a conformidade. Também poderá registrar ações quando identificar uma possibilidade de melhoria, ou quando houver alguma obrigação recorrente e você deva sempre revisitá-la para permanecer em conformidade legal;
• Ações em lote: você poderá executar ações, inclusive para mais de uma unidade, de forma replicada (ex: inserir uma mesma evidência para mais de uma obrigação);
• Responsabilidade: no CAL, você poderá destinar cada uma das obrigações à(s) área(s) que deve(m) analisá-las, atendê-las, monitorá-las ou estabelecer ações para o cumprimento;
• Gestão corporativa: faça a gestão da sua organização, como um todo, e das unidades, individualmente. Tudo isso em uma só tela. Você também poderá inserir evidências, realizar buscas e extrair dados de forma corporativa, permitindo a análise do andamento da gestão da sua organização, entre unidades, áreas e etc.
• Suporte Jurídico e Operacional de forma ilimitada, via chat, telefone e email. Além disso, você terá, a sua disposição, tutoriais em vídeo e PDF e o FAQ, respondendo as perguntas que recebemos frequentemente;
• Normas Técnicas: você terá acesso a uma aba específica, destinada às NTs. Serão listadas todas aquelas que foram citadas no texto de normas legais aplicáveis a você;
• Consultoria Ius: você poderá solicitar o nosso auxílio, através da plataforma, quanto à sua gestão, sobre a adequação de um plano de ação, sobre alguma norma ou obrigação, aplicabilidade, adequação de evidência e muito mais! 
• Treinamento: você receberá treinamentos sobre o uso da ferramenta ao ser cadastrado como usuário e sempre que necessitar. Realizamos vários treinamento sob demanda e organizamos turmas para capacitação;

Por que escolher a Ius Natura?

• Experiência na prestação dos serviços em empresas do mesmo segmento econômico do contratante;
• Metodologia conceituada que evidencia atendimento à ISO 14001, OHSAS 180001, ISO 45001, SA 8000, ISO 22000, ISO 50001, e demais normas de gestão relacionadas ao atendimento de requisitos legais;
• Certificação nas normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001;
• Banco de dados de legislação próprio, com nível de assertividade de 100% na identificação das publicações legais e monitoramento diário;
• Equipe experiente de consultores, com responsabilidade técnico-jurídica evidenciada pelo registro na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e formação em cursos de Lead Auditor ISO 14.001 e OHSAS 18.001.
• Equipe de sucesso do cliente que acompanha a sua gestão dos requisitos legais;
• Equipe suficientemente dimensionada para atendimento das demandas – incluindo as urgentes, e plantão em períodos de auditoria.

Tem algo a mais no CAL 4.0?

O CAL oferece módulos adicionais, que podem auxiliar áreas importantíssimas da sua gestão. Conheça cada um deles:

Gestão de Documentos e Registros

Destinado ao gerenciamento dos documentos essenciais à gestão dos Requisitos Legais, ou qualquer documento importante para a gestão. Com ele, você poderá, além de vincular qualquer documento, listar, em forma de perguntas, as obrigações previstas neles, evidenciá-los, criar planos de ação e vinculá-los aos Requisitos Legais, caso sejam relacionados.

Monitore,  organize,  customize todos os seus documentos importantes. Não perca mais nenhum prazo de renovação ou esqueça de alguma condicionante!

Qualificação de Fornecedores

Identifique e faça a gestão do atendimento às obrigações legais por parte de terceiros contratados como fornecedores. Para isso, apresentamos uma série de atividades que podem ser praticadas pelos fornecedores, podendo cada uma estar vinculada a diferentes tipos de requisitos.

Indicadores de Risco

O módulo Indicadores de Riscos permite priorizar o atendimento às obrigações legais críticas e importantes para o seu empreendimento

Defina o que é mais importante, saiba por onde começar e o que tem mais peso para a sua gestão.

Gestão de AIPR

Com este módulo, você poderá cadastrar e fazer a gestão seu levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais, a fim de atender às exigências constantes nas normas certificadoras e outras aplicáveis e reduzir riscos associados aos AIPR.

Além do levantamento, cada AIPR, será correlacionado com as normas legais automaticamente.

Gestão de não conformidades

Com esse módulo você fará a gestão de não conformidades associadas aos requisitos legais ou outros requisitos aplicáveis. A partir disso, será possível tratar, acompanhar e evitar a recorrência de NC.

Auditoria

Este módulo veio para simplificar a gestão e realização das suas auditorias. Com ele, você poderá programar, planejar, organizar e executar ilimitadas auditorias de forma simples, segmentada e segura. Todas as suas auditorias de conformidade legal, passadas e futuras, disponíveis em um só lugar!

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Viu só como a sua gestão dos requisitos legais pode ser simples com o CAL 4.0?

 

-Escrito por Júlia Balsamão